Benutzer

In der Benutzerverwaltung werden die Benutzer angelegt und verwaltet.

Einen neuen Benutzer anlegen: Durch Betätigen des +-Buttons in der Benutzerverwaltung fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu.

• Kürzel

Hier wird dem neuen Benutzer ein Kürzel zugeteilt.

• Vorname/Nachname

Vor- sowie Nachname des Benutzers werden hier eingetragen.

• Gruppe

Benutzer können für die Verwaltung in StaXX einer Gruppe zugeordnet werden. Dies dient der schnellen Zuweisung von Stapeln zu den Benutzern. Wird ein Stapel Benutzern zugewiesen, kann im oberen Bereich des Dialogs eine Gruppe ausgewählt werden. Dann sind diese Benutzer vorausgewählt.

• Zweit-PC

Einem Benutzer kann ein Nebenbenutzer zugeordnet werden, zum Beispiel zu dem Benutzer „VA“ der Benutzer „VA1“. Der Nebenbenutzer muss als eigener Benutzer angelegt werden. Ein Nebenbenutzer zeichnet sich dadurch aus, dass gefolgt vom eigentlichen Kürzel eine aufsteigende Zahl steht. Der Nebenbenutzer wird genutzt in der Funktion „Öffnen auf...“ im Dokumentenfenster: Beim Ausführen von „Öffnen auf…“ wird in den EILT-Stapel des Nebenbenutzers ein Dokumentenverweis angelegt, sodass mit diesem das entsprechende Dokument direkt geöffnet werden kann. Das bedeutet: Üblicherweise ist auf dem Haupt-PC der Hauptbenutzer (zum Beispiel VA) angemeldet und auf dem Tablet der Nebenbenutzer (zum Beispiel VA1). Wird auf dem Haupt-PC auf „Öffnen auf…“ gedrückt, wird in den VA1-EILT-Stapel ein Dokumentenverweis angelegt. Auf dem Tablet kann dann in den VA1-EILT-Stapel gegangen werden, um das Dokument direkt automatisch öffnen zu lassen.

• Rolle

Mit der Rolle werden die Berechtigungen in StaXX gesteuert, sodass unterschiedlichen Benutzern unterschiedliche Rechte eingeräumt werden können. Details finden Sie in der Berechtigungsverwaltung.

• Aktenfilter

Benutzern kann ein Zugriff nur auf bestimmte Akten gewährt werden. Hierfür ist ein SQL-Statement für MySQL in den Aktenfilter einzutragen. Das SQL-Statement wird als Where-Klausel in den Abrufbefehl automatisch eingearbeitet. Hier können nicht nur Aktenzeichen angegeben werden, sondern auch bestimmte Bedingungen (zum Beispiel ein Kennzeichen in dem Feld „Allgemein“ oder der Benutzer ist als Bearbeiter in der Akte gelistet oder die Akte ist in einem Stapel, der dem Benutzer zugeordnet ist).

Beispiele:

• Nur Akten, in denen der Benutzer XY als 3. Bearbeiter eingetragen ist: bearbeiter03 = 'XY'
• Nur Akten, die einen Verweis zu einem Stapel haben oder hatten (Verweis ist aktiv oder bereits bearbeitet), welcher Stapel dem Benutzer XY zugeordnet ist: EXISTS (SELECT 1 FROM akte_stapel JOIN benutzer_stapel ON benutzer_stapel.stapel_id = akte_stapel.stapel_id WHERE akte_stapel.akte_id = akte.id AND benutzer_stapel.benutzer_id = 'XY')

Außerdem kann über diese Aktenfilter auch ein Skript angesteuert werden, sodass diesem Windows-Benutzer über die Windows-Freigabe Zugriff auf die Dateien gewährt werden kann. Für Details wenden Sie sich bitte an den [Support].

• Passwort

Dem jeweiligen Benutzer wird hier ein individuelles Passwort zugeordnet. Dieses Passwort kann eine beliebige Länge haben.

Hinweis: Das Editieren bzw. Zurücksetzen des Passworts erfolgt über einen Rechtsklick auf den Editierbutton (Stift).

• Erläuterung zu Hauptbenutzer/Nebenbenutzer

Jede Person ist ein Hauptbenutzer. Nutzt diese Person mehrere PCs (zum Beispiel einen Tower-PC und ein Tablet), würde man sich in StaXX auf dem Tablet mit dem Nebenbenutzer anmelden. Der Nebenbenutzer ist das normale Hauptbenutzerkürzel mit einer anschließenden Ziffer zwischen 0 und 9, zum Beispiel zu dem Benutzer „VA“ der Benutzer „VA1“. Der Nebenbenutzer muss als eigener Benutzer angelegt werden.

Meldet man sich mit dem Nebenbenutzer an, werden automatisch alle Stapel des Hauptbenutzers angezeigt zuzüglich spezifischer Nebenbenutzer-Stapel wie zum Beispiel "<Hauptbenutzer>1EILT". Alle übrigen Bedienfunktionen sind für den Haupt- und Nebenbenutzer gleich.

Hauptbenutzer und Nebenbenutzer greifen auf dieselben Stapel zu.

Bei den Kürzeln, wie sie beispielsweise in der Dokumenteninfo in der Historie verwendet werden, wird nicht zwischen Haupt- und Nebenbenutzer unterschieden, das heißt, das Kürzel ist wird dort stets ohne die numerische Erweiterung abgebildet.