Es ist möglich, mittels des Word-Plugins Dokumente direkt von Word heraus in StaXX zu exportieren. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, sodass bereits die entsprechenden Parameter in der Importmaske vorausgefüllt sind:

Nutzung

Ausgang/Korrekturmappe: Ein Dialogfenster erscheint, in das das "Unser Zeichen" eingetragen wird. Daraufhin öffnet sich das Importfenster. Ist das Dokument bereits gespeichert, kann das Word-Dokument später direkt aus StaXX heraus geöffnet werden (Rohdokument).

Notizen: Hierbei wird das Word-Dokument in dem StaXX-Ordner gespeichert. Die Importmaske erkennt dies und importiert automatisch das Word-Dokument in die jeweilige Akte und erstellt zusätzlich ein PDF-Dokument. Genutzt wird dies zum Anlegen von Notizen, indem ein Word-Dokument neu geöffnet wird, die Notizen notiert werden und anschließend auf "Notizen" gedrückt wird.

Allg. Liste und Liste verb. Zellen: Aus einer Tabelle (klassisch oder mit verbundenen Zellen) wird eine Aktenliste erstellt, die einem Stapel zugewiesen werden kann. Es wird für die Akten diejenige Spalte genommen, die mit "Unser Zeichen" überschrieben ist.

Import in viele Akten:

Manchmal soll das gleiche Dokumente in mehrere Akten gelangen. Dies gelingt auf einfachem Wege durch die Erstellung einer übergeordneten ID, welche dann als Grundlage zum Einpflegen des Dokumentes genutzt werden kann und im Hintergrund abgespeichert hat, welche Akten von dieser ID umfasst sind.

Beispiel: In einer Tabelle sind mehrere Akten gelistet (z.B. bei einer (TAX-Erinnerungsliste). Diese Tabelle wird mit einem gemeinsamen Anschreiben an die Mandantschaft übersandt, welches in allen auf der Tabelle genannten Akten abgeheftet werden soll.

Um die oben genannte ID zu erstellen, muss man im geöffneten Word-Dokument in der angesprochenen Tabelle den Mauszeiger in die Spalte "Unser Zeichen" bringen, im Menüband den Reiter "StaXX" auswählen und auf "Import in viele Akten" klicken.

Dann kommt eine Abfrage zur Aktenlistung:

Automatisch ausgefüllt ist hier "t", da das Einpflegen aus Tabellen eher die Regel ist. Wenn dies nicht der Fall ist, kann die Selektion händisch angepasst werden. Dann weiter mit "OK".

Dann folgt die Abfrage, ob der Curser sich in der "Unser Zeichen-Spalte" befindet. Dies sollte der Fall sein. Weiter mit "Ja".

Dann erscheint ein Editor-Feld, in dem alle Akten gelistet werden, die auf der Tabelle erkannt wurden. Hier kann man die Vollständigkeit kontrollieren und das Feld schließen.

Im Anschluss erscheint das Feld mit der neu generierten ID, welche dann für weitere Schritte die gelisteten Akten der Tabelle umfasst.

Diese Import-ID kann man nun kopieren und/oder sich merken, um sie im Verlauf weiter zu verwenden. Sie sollte auf dem Anschreiben bzw. der Tabelle eingetragen werden, damit diese auch zukünftig immer wieder verwendet werden kann, um Schreiben betreffend die auf der Tabelle gelisteten Akte einzupflegen, beispielsweise wenn die Tabelle ausgefüllt und unterschrieben zurückübersandt wird und erneut eingespeist werden muss.

Um Akten, die eine gemeinsame ID erhalten haben, in StaXX einzupflegen, muss man beim Importieren in der Importmaske im Feld "Akten ID's" auf das dunkle Feld mit den drei Punkten rechts neben der Zeile klicken. Dort wählt man das Feld "ID" aus, gibt die zuvor generierte ID ein und drückt auf "Weiter".

Es wird dann noch einmal die komplette Auswahl der unter der ID hinterlegten Akten gelistet und man könnte über "Häkchen-Felder" einzelne Akten abwählen. In der Regel sollte die Auflistung jedoch mit der Tabelle übereinstimmen und nicht verändert werden. Dann weiter mit "OK".

Nun werden im Feld "Akten ID's" alle Akten angezeigt, die mit der erstellten ID abgedeckt sind und das Dokument kann dann – in üblicher Weise – in alle gewünschten Akten importiert werden.

Installation in Word

Auf Anfrage erhalten Sie das Modul „Word-Addin/Outlook-Addin“ als ZIP-Datei. In dieser ZIP-Datei sind eine Word-Vorlage sowie ein BAT-Skript.

Speichern Sie die Word-Vorlage an einen zentralen Ort und legen Sie das BAT-Skript an den gleichen Ort. Führen Sie auf denjenigen PCs, auf denen das Addin installiert werden soll, das Skript aus. Die Word-Vorlage wird mit dem Skript in einen lokalen Ordner kopiert, der auf Ihre eigenen Word-Vorlagen keinerlei Einfluss hat, jedoch mit dem Start von Word gestartet wird, um auf den VBA-Code zuzugreifen.

Auf jeder Maschine sollten anschließend Schaltflächen zum Ausführen der Makros hinzugefügt werden. Hierzu gehen Sie in Word unter „Datei“ → „Optionen“ → „Menüband anpassen“. Sie können nun auf der linken Seite als anzuzeigende Elemente „alle Makros“ auswählen. Legen Sie in der rechten Spalte eine neue Registerkarte „StaXX“ an und eine neue Gruppe „Import“. Fügen Sie dieser Gruppe die Makros "staxx_import.StaXXExportAusgang", "staxx_import.StaXXExportMappe", "staxx_import.StaXXExportWordNotiz", hinzu. Es empfiehlt sich zudem, dieser Gruppe auch die Funktion des PDFs exportieren (unter „alle Befehle“ zu finden), hinzuzufügen.

Es erscheint auf diese Weise in Word eine neue Registerkarte „StaXX“.

Selbstentwickelte Makros können auf diese Weise hinzugefügt werden. Der Code hierfür muss in der Word-Vorlage StaXX.dotm angelegt werden.

Kommentierung des Quellcodes

Das Word-Addin ist als offenes VBA-Projekt angelegt. Auf diese Weise können Sie selbst für bestimmte Aufgaben Codes erstellen und im Unternehmen verteilen. So kann auch automatisiert etwa auf den "Empfänger", das "Unser Zeichen", etc. zurückgegriffen werden, ohne dass hierfür zusätzliche Eingaben erforderlich sind.

Ändern Sie hierzu den Quellcode in der zentral gespeicherten Vorlage und führen anschließend das Kopierskript auf jedem PC erneut aus. Die staxx.dotm wird hierbei erneut kopiert. Gegebenenfalls müssen auf der StaXX-Registerkarte neue Schaltflächen hinzugefügt werden.

In den VBA-Editor gelangen Sie durch das Öffnen der Vorlage. Diese öffnen Sie, indem Sie Word öffnen und aus Word heraus die Vorlage öffnen.

In den VBA-Editor gelangen Sie mit Alt + F11.

Im Modul „StaXX_Import“ werden die Aufrufe sowie die Hauptgenerierungsprozeduren verwaltet. Es ist ein Objekt „StaXX“ zur Verfügung gestellt, dem die Meta-Daten des jeweiligen Dokumentes übergeben werden können. In "StaXX_Inputhelper" werden die Prozeduren verwaltet, die das Auslesen von Daten verwalten. In "StaXX_Outputhelper" werden die Prozeduren verwaltet, mit denen die Word- bzw. PDF-Dateien im StaXX-Verzeichnis gespeichert werden. In "StaXX_Settings" werden Dateipfade verwaltet.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Individualisierung. Wenden Sie sich hierzu gerne an unseren [Support].