Allgemeines

In diesem Bereich können verschiedene administrative Aufgaben durchgeführt werden.

Registerkarte Allgemein (allg.)

• Neues Fenster: Diese Funktion öffnet ein neues Cockpit-Fenster. Es können beliebig viele Cockpit-Fenster gleichzeitig nebeneinander geöffnet werden, was eine parallele Bearbeitung mehrerer Akten ermöglicht. StaXX verfügt auch aktenübergreifend über bestimmte Kontrollmechanismen und -funktionen, sodass es zum Bearbeiten von mehreren Akten besser ist, ein neues Fenster zu öffnen als eine neue StaXX-Instanz zu öffnen (etwa durch Doppelklick auf dem Desktop).

• Auf Anfrage: VPN-Connect: Diese Option ermöglicht das Neustarten oder das Herstellen einer VPN-Verbindung mittels eines hinterlegten Skripts.

Registerkarte Akte

• Auf Anfrage: PatOrg synchronisieren: Diese Funktion dient dazu, die regelmäßige Synchronisierung mit dem PatOrg-System manuell zu starten. PatOrg synchronisiert normalerweise alle 30 Minuten automatisch (in Abhängigkeit der Einstellungen) (Befüllen der Datenbank aus externen Programmen), um Änderungen in der Aktenverwaltung auf den neuesten Stand zu bringen. Durch die manuelle Synchronisierung können Änderungen sofort übernommen werden. Nachdem die Synchronisierung in einem Hinweisfenster gestartet wurde, muss sie im folgenden Fenster mit "Ja" bestätigt werden. Anschließend erhält der Nutzer eine Bestätigungsmeldung über den erfolgreichen Abschluss der Synchronisation.

• Ordnerfreigabe: Diese Funktion ermöglicht die gezielte Freigabe von Ordnern im Dateisystem im Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung.

• + Button: Dieser Button dient zur Anlage einer neuen Akte. Nach der Eingabe eines neuen Aktenzeichens muss die Eingabe mit „OK“ bestätigt werden. Die weiteren Daten werden in der Sektion Informationen eingetragen. Danach wird die Akte durch Klicken auf den Speicher-Button angelegt.

• Akten schließen, öffnen und löschen

Akte schließen: Mit dieser Funktion wird eine Akte in StaXX geschlossen. Sobald eine Akte geschlossen wird, erscheint auf den Akteninformationen der Status "Geschlossen". Die Schließung der Akte wird dann normalerweise dem zuständigen Sachbearbeiter zur Bestätigung vorgelegt. Dieser muss durch Klicken auf das Symbol Auge in den Akteninformationen die Kenntnisnahme bestätigen ("Gesehen von…"). Erst nach dieser Bestätigung ist ein komplette Löschung der Akte möglich. Für Weiteres siehe auch Workflow Akte schließen.

Akte öffnen: Mit dieser Funktion kann eine zuvor in StaXX geschlossene, aber noch nicht gelöschte Akte wieder geöffnet werden. Dies ermöglicht die erneute Bearbeitung und Verwaltung der Akte, falls die Akte fehlerhafterweise geschlossen wurde.

Papierkorb: Diese Funktion löscht eine Akte vollständig aus dem System. Das Löschen einer Akte kann nicht rückgängig gemacht werden. Es werden alle mit der Akte verbundenen Daten einschließlich Verweisen und Dokumenten dauerhaft entfernt.

Auf Anfrage: Das Anlegen von Akten muss nicht händisch erfolgen, sondern kann bei Nutzung eines weiteren Verwaltungsprogrammes automatisiert erfolgen. Gerne unterstützen wir Sie hierbei auf Anfrage (siehe auch Skripte zum Befüllen der Datenbank).

Registerkarte Dokumente

• Dokumentenimport: Dies öffnet manuell den Dokumentenimport, über den Dokumente aus verschiedenen Quellen in StaXX importiert werden können.

• Aktennotiz/Vorlagenotiz: Hier können Aktennotizen im PDF- oder txt-Format erstellt werden. Beim Klicken auf diesen Button öffnet sich ein Editor-Fenster, in das die Notiz geschrieben werden kann. Diese kann als Text oder PDF abgespeichert werden; es öffnet sich nun das Dokumentenimportfenster, in dem man die Aktennotiz vor dem Import näher bezeichnen kann. Als Akte ist standardmäßig bereits die derzeitig gewählte Akte ausgewählt.

Registerkarte Benutzer

• Benutzerwechsel: Ermöglicht den Wechsel zwischen verschiedenen Benutzern auf der Datenbank. Es erscheint das Login-Fenster, in dem die geänderten Benutzerzugangsdaten eingegeben werden können.

• Benutzerverwaltung: Öffnet die Benutzerverwaltung, in der verschiedene Benutzerrechte und -einstellungen verwaltet werden können.

Registerkarte Admin

• Aktenlisten: Öffnet den Aktenlisten-Ordner auf dem Server. Dieser Ordner enthält Listen aller verwalteten Akten und dient als zentrale Übersicht für die Aktenverwaltung. Weitere Details sind unter Aktenliste zu finden.

• Schlüssel:

• Copy All Doks: Kopiert alle Dokumente aus dem Quellverzeichnis der Datenbank in das Dokumentensystem. Diese Funktion kann bei der Migration von Daten oder der Neustrukturierung des Systems hilfreich sein.

• Dirs erstellen: Erstellt die benötigten Ordnerstrukturen für die ausgewählten Akten, insbesondere für die Dokumente. Diese Funktion wird in der Regel bei der erstmaligen Einrichtung einer Akte verwendet, um die Dokumentenablage korrekt zu strukturieren.

Registerkarte Hilfe

• AppData: Öffnet den StaXX-Ordner im „Application Data“-Verzeichnis des PCs. In diesem Verzeichnis werden wichtige Konfigurationsdateien gespeichert, darunter Ansichtenlisten, VPN-Skripte und temporäre Dateien.

• ProgFold: Öffnet den Programmordner von StaXX, in dem alle Programmdaten und Konfigurationsdateien der Anwendung hinterlegt sind.

• UserData: Öffnet den StaXX-Ordner im Benutzerverzeichnis des PCs. Dieser Ordner dient als Arbeitsverzeichnis für den Dokumentenimport und speichert exportierte Dokumente sowie Aktenlisten, die für den individuellen Benutzer relevant sind.

• LogFold: Öffnet den Log-Ordner auf dem PC des jeweiligen Benutzers. In diesem Ordner werden Protokolldateien gespeichert, die bei der Fehlersuche und -behebung hilfreich sein können.

• LizenzFold:

Programmversion anzeigen: Zeigt die aktuell installierte Version der Software an.