Schritt-für-Schritt-Anleitung

Installation

Installieren Sie das Backend auf Ihrem Server oder auf Ihrem lokalen PC.

Installieren Sie den Demo-Datensatz.

Installieren Sie, falls noch nicht vorhanden, den PDF-Xchange-Editor oder den Foxit-Reader sowie den PDF24-Drucker.

Installieren Sie StaXX auf Ihrem lokalen PC.

StaXX öffnen und Akten laden

Öffnen Sie StaXX das erste Mal und melden Sie sich an:

• Wenn Sie den Demo-Datensatz installiert haben mit dem Benutzer VA und Passwort va. Auch bei allen weiteren Benutzern (außer ADM) ist im Demodatensatz das Benutzerkürzel und das Passwort gleich.
• Wenn Sie nicht den Demo-Datensatz installiert haben: Benutzer ADM und Passwort: admin.

Das Cockpit-Fenster öffnet sich. Orientieren Sie sich in den fünf verschiedenen Rubriken des Cockpit-Fensters: Aktenliste, Informationen, Fenstersteuerung, Stapelsteuerung, Allgemeines.

Laden Sie alle Akten aus dem Demo-Datensatz durch Klick auf das Suchsymbol oberhalb der Aktenliste und wechseln Sie zwischen den Akten.

Ansichten kennenlernen

Drücken Sie in der Fenstersteuerung auf „Anzeigen“, um ein Dokumentenfenster zu öffnen und sich den Akteninhalt anzeigen zu lassen. Weitere Dokumentenfenster öffnen Sie durch einen Klick auf „Neu“.

Wählen Sie in einem Dokumentenfenster den Korrespondenzteil und in einem anderen Fenster den Amtsteil aus und platzieren Sie das Cockpit-Fenster sowie die beiden Dokumentenfenster nach Belieben auf Ihrem Bildschirm. Fügen Sie in der Fenstersteuerung eine Ansicht hinzu, indem Sie auf den +-Button drücken und als Ansichtsname z.B. "KOR AMT" angeben.

Klicken Sie durch die verschiedenen Akten und rufen verschiedene Aktenteile auf.

Mit Dokumenten arbeiten

Setzen Sie ein beliebiges Dokument auf „relevant“, ein weiteres auf „Vorlegen 1“ oder „Vorlegen 2“ durch Rechtsklick auf ein Dokument und Auswahl des entsprechenden Attributes.

Prüfen Sie in den Dokumenteninformationen zu dem jeweiligen Dokument die entsprechenden Metadaten.

Suchen Sie ein Dokument in der Dokumentenliste unter der Registerkarte "Filter".

Informationen zur Akte

Entdecken Sie die Registerkarten in den Informationen zu den Akten: Stammblatt, Familie, Links.

Stapel bearbeiten

Entdecken Sie die Stapelsteuerung: Rufen Sie in der Aktenliste die Registerkarte „Stapel“ auf und wählen einen beliebigen Stapel aus. Durch einen Klick auf den Stapel werden die Akten, die zu dem Stapel gehören, in der Aktenliste angezeigt.

Schieben Sie eine Akte aus dem Post-Stapel in Ihren Bearbeiten-Stapel: Rufen Sie den Poststapel auf und drücken bei einer beliebigen Akte mit Rechtsklick auf einen Schnellwahlbutton oder auf „schieben“, um eine Akte zu schieben: Zum Beispiel drücken Sie bei den Schnellwahlbuttons auf „BEA“, um die Akte in Ihren Bearbeiten-Stapel zu verschieben. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem auch ein zusätzlicher Bearbeitungshinweis angegeben werden kann. Durch einen Klick auf „Okay“ wird die Akte in Ihren BEA-Stapel verschoben. Dies erkennen Sie sofort in der Stapelsteuerung zu der ausgewählten Akte. Aktualisieren Sie die Aktenliste des Post-Stapels: Die verschobene Akte ist nicht mehr im Post-Stapel zu finden, sondern stattdessen in Ihrem BEA-Stapel.

Legen Sie eine Akte auf einen Stapel: Klicken Sie mit Rechtsklick auf einen Schnellwahlbutton oder auf „senden“, um eine Akte auf einen Stapel zu legen.

Dokumente importieren

Importieren Sie ein Dokument: Kopieren Sie ein PDF-Dokument in den StaXX-Ordner. Diesen finden Sie in Ihrem Benutzerverzeichnis unter „StaXX“. StaXX erkennt, dass ein neues Dokument importiert werden soll. Nach Bestätigung eines Dialogfeldes öffnet sich die Importmaske, in der die jeweiligen Daten eingegeben werden. Wir nehmen an, dass es sich bei dem Dokument um einen Posteingang handelt. Drücken Sie daher auf den Schnellwahlbutton „Post“, sodass sich bereits etliche Felder automatisch füllen. Füllen Sie die rot umrandeten Felder zusätzlich aus und geben Sie ein vorhandenes Aktenzeichen an. Importieren Sie den Posteingang und legen Sie die Akte auf den Post-Stapel.

Erste Aufgaben

Legen Sie eine Akte an.

Legen Sie einen Stapel an und ordnen diesen Stapel zwei Benutzern zu.

Legen Sie einen Benutzer an.

Bereiten Sie StaXX für Ihre aktive Nutzung vor

• Schließen Sie sämtliche Akten und löschen diese.
  
• Löschen Sie diejenigen Benutzer, die Sie nicht benötigen und löschen deren private Stapel.
  
• Legen Sie die Benutzer in ihrer Produktivumgebung an.
  
• Legen Sie Ihre erste Akte an und fangen Sie an, Ihre Dokumente zu importieren.
• Es empfiehlt sich, die MySQL-Workbench einzurichten.

Auch größere Datenmengen lassen sich problemlos zu StaXX hin importieren. Dies erfolgt nicht über die StaXX-Oberfläche, sondern über einen Datenbankzugang. Für Details sprechen Sie gerne den [Support] an.