Outlook-Plugin

Durch das Outlook-Plugin können auf einfach Weise eingegangene sowie gesendete E-Mails in die betreffenden Akten eingepflegt und dem weiteren Workflow zugänglich gemacht werden.

Nutzung

E-Mail-Eingang (Import)

Man wählt die zu importierende E-Mail in Outlook an und betätigt den Eingang-Button. Es erscheint ein Dialogfenster, das nach dem zugehörigen Aktenzeichen fragt (dieses ist im späteren Importfenster noch korrigierbar). Nach dem Eintrag des Aktenzeichens und dessen Bestätigung wird die E-Mail samt Anlagen importiert und es öffnet sich das Importfenster. Die E-Mail wird als Posteingang eingepflegt und die Akte wird einem Stapel, normalerweise dem Post-Stapel, mittels eines Verweises (Verweis anlegen-Dialog) zugeordnet.

Standardmäßig ist als Zielstapel der allgemeine Poststapel vorgegeben; dieses kann im Importdialog abgeändert werden.

E-Mail-Ausgang

Hier kann eine versandte E-Mail in StaXX importiert werden. Man wählt die zu importierende E-Mail an und betätigt den Ausgang-Button. StaXX erkennt selbständig das Aktenzeichen, sofern "Unser Zeichen:" in den ersten Zeilen der E-Mail erkannt wurde, sodass die Nachricht automatisch in die richtige Akte gelangt. Ist ein an die E-Mail angehängtes Dokument mit "Anschreiben" benannt, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob der Header mit dem Anschreiben verbunden werden soll. Nach Beantwortung dieses Dialoges öffnet sich das Importfenster, in dem Aktenzeichen sowie Empfänger entsprechend vorausgefüllt sind.

Postmappe

Ein E-Mail-Entwurf kann über diesen Button als Korrekturmappe vorgelegt werden; im Importfenster sind die entsprechenden Parameter bereits vorausgefüllt.

Installation

Wichtig: Eine Nutzung ist nur mit Outlook Classic möglich, da das browserähnliche Outlook New keine Makros unterstützt.

Auf Anfrage erhalten Sie das Modul „Word-Addin/Outlook-Addin“ als ZIP-Datei. In dieser ZIP-Datei sind ein Outlook-Projekt sowie ein BAT-Skript.

Speichern Sie das Outlook-Projekt an einen zentralen Ort und legen Sie das BAT-Skript an den gleichen Ort. Sollten Sie bereits Outlook-Makros lokal nutzen, sichern Sie den Quellcode, da dieses Projekt standardmäßig überschrieben wird. Führen Sie auf denjenigen PCs, auf denen das Addin installiert werden soll, das Skript aus. Das Outlook-Projekt wird mit dem Skript lokal in den entsprechenden Ordner kopiert, in dem das VBA-Projekt für Outlook gespeichert ist. Wichtig: Hierbei wird das lokale Outlook-Projekt überschrieben. Im Zweifel können Sie von Ihnen bereits genutzte Makros in das vorliegende Projekt integrieren.

Auf jeder Maschine sollten anschließend Schaltflächen zum Ausführen der Makros hinzugefügt werden. Hierzu gehen Sie in Outlook unter „Datei“ → „Optionen“ → „Menüband anpassen“. Sie können nun auf der linken Seite als anzuzeigende Elemente „alle Makros“ auswählen. Legen Sie in der rechten Spalte eine neue Registerkarte „StaXX“ an und eine neue Gruppe „Import“. Fügen Sie dieser Gruppe die Makros "staxx_import.ExportStaxxMAPPE", "staxx_import.ExportStaxxEINGANG", "staxx_import.ExportStaxxAUSGANG" hinzu. Es empfiehlt sich zudem, dieser Gruppe auch die Funktion des PDFs exportieren (unter „alle Befehle“ zu finden), hinzuzufügen.

Es erscheint auf diese Weise in Outlook eine neue Registerkarte „StaXX“.

Selbstentwickelte Makros können auf diese Weise ebenfalls hinzugefügt werden.

Kommentierung des Quellcodes

Das Outlokk-Addin ist als offenes VBA-Projekt angelegt. Auf diese Weise können Sie selbst für bestimmte Aufgaben Codes erstellen und im Unternehmen verteilen. So kann auch automatisiert etwa auf den "Empfänger", das "Unser Zeichen", etc. zurückgegriffen werden, ohne dass hierfür zusätzliche Eingaben erforderlich sind.

Ändern Sie hierzu den Quellcode in der zentral gespeicherten Vorlage und führen anschließend das Kopierskript auf jedem PC erneut aus. Die Outlook-Projektdatei wird hierbei erneut kopiert. Gegebenenfalls müssen auf der StaXX-Registerkarte neue Schaltflächen hinzugefügt werden.

In den VBA-Editor gelangen Sie mit Alt + F11.

Im Modul „StaXX_Import“ werden die Aufrufe sowie die Hauptgenerierungsprozeduren verwaltet. Es ist ein Objekt „StaXX“ zur Verfügung gestellt, dem die Meta-Daten des jeweiligen Dokumentes übergeben werden können. In "StaXX_Inputhelper" werden die Prozeduren verwaltet, die das Auslesen von Daten verwalten. In "StaXX_Outputhelper" werden die Prozeduren verwaltet, mit denen die Word- bzw. PDF-Dateien im StaXX-Verzeichnis gespeichert werden. In "StaXX_Settings" werden Dateipfade verwaltet.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Individualisierung. Wenden Sie sich hierzu gerne an unseren [Support].