Importfenster

Das Import-Fenster dient als zentrale Schnittstelle, um Dokumente aus verschiedenen Quellen in das System zu integrieren. Die Quellen können sowohl digitale Ablagen als auch Scanner umfassen.

Durch Auswahl des entsprechenden Buttons werden die in dem jeweils befindlichen Ordner abgelegten Dokumente zum Importieren angezeigt.

Import aus StaXX:

Über die StaXX-Funktion können Dokumente importiert werden, die durch verschiedene Aktionen wie das Drücken des StaXX-Buttons in anderen Anwendungen, durch das Kopieren, Speichern oder den PDF-Druck direkt in den StaXX-Systemordner eingefügt wurden. Diese Funktion erleichtert die schnelle Ablage von Dokumenten aus gängigen Anwendungen und ermöglicht einen nahtlosen Übergang vom Erstellen zum Archivieren.

Import aus dem Scan-Ordner:

Mit der Scan-Option können eingescannte Dokumente, die in einem festgelegten Ordner auf dem System gespeichert wurden, zum Import ausgewählt werden. Der Pfad für den Scanordner ist in der Datenbank abgelegt.

Dokumentlistenansicht:

Im Import-Fenster werden die zur Verfügung stehenden Dokumente in einer Liste angezeigt. Diese Liste kann über einen verschiebbaren Trennstrich flexibel vergrößert oder verkleinert werden, um eine bessere Übersicht zu bieten, insbesondere bei der Auswahl der Importreihenfolge oder beim Sichten umfangreicher Dokumentenmengen.

Funktionen und Bedienungselemente

Öffnen: Durch Klicken auf den Öffnen-Button kann das ausgewählte Dokument direkt im bevorzugten PDF-Programm geöffnet werden. Dies ermöglicht eine sofortige Bearbeitung oder Einsichtnahme vor dem eigentlichen Import.

Dokumente zusammenfügen: Diese Funktion bietet die Möglichkeit, mehrere markierte Dokumente zu einem einzigen neuen Dokument zu kombinieren. Dies geschieht durch das Markieren der gewünschten Dateien in absteigender Reihenfolge (mithilfe der Strg-Taste) und anschließendes Klicken auf den entsprechenden Button. Nach dem Zusammenfügen wird ein neues Dokument erstellt, während die ursprünglichen Dateien zunächst erhalten bleiben. Diese können bei Bedarf manuell gelöscht oder für andere Akten wiederverwendet werden.

Plus-Button: Mit dem Plus-Button öffnet sich ein Explorer-Fenster, über das Dokumente aus beliebigen Speicherorten wie dem Server, der Dropbox oder anderen Netzlaufwerken hinzugefügt werden können.

Papierkorb: Über das Papierkorb-Symbol können einzelne oder auch mehrere markierte Dokumente gelöscht werden.