Akte

In diesem Bereich werden in einer Liste alle Akten dargestellt. Hier können Akten gesucht oder die Akten eines Stapels gelistet werden. Die Suche der Akten erfolgt entweder über die Schnellsuche oberhalb der Liste oder anhand der weiteren Registerkarten in dieser Sektion.

• Aktenliste (Liste)

Das Suchfeld ermöglicht eine gezielte Suche nach Aktenzeichen, Titeln oder Stichworten. Trunkierung ist möglich. Die Suche wird entweder durch Klicken auf die Lupe oder durch Drücken der Enter-Taste gestartet. Trunkierung ist möglich.

In der Liste werden dann die verfügbaren Akten angezeigt, die beispielsweise aus einer Suche, einem bestimmten Stapel oder einer Filterung resultieren.

Beim Starten von Staxx werden automatisch die Akten geladen, die für den Benutzer in speziellen Stapeln abgelegt sind. Die Prüfung erfolgt rangweise. Die geprüften Stapel sind: <Benutzer>EILT, <Benutzer>POST, <Benutzer>BEA.

Durch einen Rechtsklick auf eine Akte kann diese als EILT gekennzeichnet werden. Das „Unser Zeichen“ erscheint dann in Orange, sodass innerhalb des Büros deutlich wird, dass diese Akte Vorrang hat.

Die Sortierung der Akten ist normalerweise gemäß Aktenzeichen aufsteigend. Ist ein Stapel geladen, kann jedoch auch nach Verweisdatum aufsteigend gelistet werden. Die dazugehörige Standardeinstellung findet sich in Stapelsteuerung Admin.

• Stapel

Hier können Stapel ausgewählt werden, deren Akten in der Aktenliste geladen werden. Die Stapel werden in einer Liste angezeigt. Oberhalb sind Filterbuttons vorgesehen:

ME: Zeigt die persönlichen Stapel des Nutzers an.

SPZ: Spezielle Stapel, die alle Akten umfassen, die einem gemeinsamen Pool (z.B. Team oder Projekt) zugeordnet sind.

ALL: Zeigt alle verfügbaren Stapel an, unabhängig von ihrer Zuordnung.

Über die Suche können außerdem Stapel direkt gesucht werden. Trunkierung ist möglich.

Stapel, die aktuell keine Akten enthalten, werden ausgegraut dargestellt. Die Zahl hinter dem Namen des Stapels gibt an, wie viele Akten sich in diesem Stapel befinden, was eine schnelle Übersicht ermöglicht

• Suche

Die erweiterte Suche erlaubt es, in den verschiedenen Feldern einer Akte zu suchen:

Stichwort/Titel: Durchsucht die Felder "Stichwort" und "Titel". Trunkierung beidseitig um den Suchwert.

Unser Zeichen: Durchsucht "Unser Zeichen". Trunkierung am Ende des Suchwertes.

Notiz/Memo: Durchsucht die Felder "Notiz" und "Memo". Trunkierung beidseitig um den Suchwert.

Stammblatt: Durchsucht das Feld "Stammblatt". Trunkierung beidseitig um den Suchwert.

Allgemeines: Ermöglicht das Durchsuchen spezifischer Datenfelder innerhalb der Aktenstruktur. Trunkierung beidseitig um den Suchwert.

Sämtliche Felder können auch innerhalb des Suchwertes trunkiert genutzt werden.

Ein besonderes Feature der Suche ist die Möglichkeit, nur den aktuell geladenen Stapel nach den gewünschten Kriterien zu durchsuchen.

• Filter

Es können eigene Filter für die Aktenverwaltung erstellen, die durch SQL-basierte Abfragen definiert werden. Hierzu sind Titel und auch Bemerkungen speicherbar.

Funktionen im Filterbereich:

Filter hinzufügen (+): Erstellen neuer Filter basierend auf spezifischen Kriterien.

Filter bearbeiten (Stift): Bearbeiten bestehender Filter, um sie an geänderte Anforderungen anzupassen.

Filter löschen (Papierkorb): Entfernen nicht mehr benötigter Filter.

Filter als Suche ausfüllen (Lupe): Hiermit wird der gewählte Filter ausgeführt und die relevanten Akten in der Aktenliste angezeigt.

Für die Filterung stehen sämtliche Felder der Datenbanken zur Verfügung. Die Filterung ist eine Ergänzung der WHERE-Klausel in einer SQL-Abfrage. Als Syntax ist auf die mySQL-Syntax zurückzugreifen.

• Beispielfilter:

Akten, die seit 6 Jahren geschlossen sind:

geschlossen is not null and timestampdiff(year, geschlossen, current_timestamp()) >= 6 and geschlossen_abgezeichnet_von is not null

Akten mit Dokumenten im BUC-Teil, die auf wichtig stehen (und daher noch nicht weiter-berechnet sind):

exists (select * from dokument where dokument.akte_id = Akte.ID and doku-ment.wichtig_bool <> 0 and dokument.geloescht is null and dokument.Teil = 'BUC')

Akten, zu denen ein Stapelverweis mit dem Inhalt „Verweisinhalt“ besteht:

exists (select * from akte_stapel where akte_stapel.akte_id = Akte.id and ak-te_stapel.hinweis like '%Verweisinhalt%' and akte_stapel.lebend = 0)