Stapelsteuerung

StaXX ermöglicht die zentrale Verwaltung und Organisation von Akten in Form von sogenannten Stapeln. Jedem Benutzer sind in der Regel mehrere Stapel zugeordnet, auf denen Akten liegen. Typische Beispiele für solche Stapel sind Prio Hoch, Korrektur, Bearbeiten, Warten, Post und Pool.

Mit der Stapelsteuerung können Benutzer Akten gezielt einem oder mehreren Stapeln mit einem Verweis zuweisen. Jeder Verweis auf eine Akte kann mit zusätzlichen Informationen wie einer Arbeitsanweisung versehen werden.

Der Benutzer kann eine oder mehrere Akten für Aktionen wie das Verschieben in einen anderen Stapel auswählen. Dies erfolgt durch:

Strg + linke Maustaste: Auswahl einzelner Akten

Shift + linke Maustaste: Auswahl eines zusammenhängenden Bereichs von Akten (von...bis-Auswahl).

• Stapel

Der Bereich Stapel bietet eine detaillierte Übersicht darüber, in welchen Stapeln sich eine bestimmte Akte befindet. Die Übersicht umfasst folgende Elemente:

Stapel-Liste: In dieser Liste wird angezeigt, auf welchen Stapeln die derzeitig ausgewählte Akte „liegt“. Ist im Verweis ein Arbeitsauftrag angegeben, wird dieser ebenfalls angezeigt.

Arbeitsanweisung: Direkt unter der Stapel-Liste befindet sich ein Textfeld, in dem die Arbeitsanweisung des ausgewählten Verweises beschrieben wird.

Verweis-Details: Unterhalb der Arbeitsanweisung wird angezeigt, welcher Benutzer den Verweis erstellt hat und wann. Diese Angaben sind besonders hilfreich, um den Verlauf einer Akte nachvollziehen zu können.

Alt: Mit einem Klick auf den Alt-Pfeil können nicht nur aktuelle (offene) Verweise, sondern auch bereits erledigte Verweise in der Liste angezeigt werden. Dies bietet eine vollständige Historie der Bearbeitungsschritte. In einem erweiterten Fenster erscheinen zusätzliche Details: Wer den Verweis abgeschlossen hat und zu welchem Zeitpunkt dies geschah. Bei Bedarf kann ein erledigter Verweis über den Rückgängig-Pfeil wiederhergestellt werden.

Änderungen an den Verweisen können über die bekannten Symbolfunktionen (Stift für Bearbeiten, Diskette für Speichern, Rückgängig-Pfeil und Papierkorb für Löschen) durchgeführt werden.

• Anlegen von Verweisen und Schieben von Akten:

Senden: Mit dieser Funktion kann ein neuer Verweis der derzeitig geladenen Akte zu einem Stapel erstellt werden.

Schieben: Diese Funktion ermöglicht das Verschieben einer Akte in einen anderen Stapel. Der Inhalt des Verweises bleibt erhalten bzw. kann editiert werden.

Zum Nachverfolgen der Bearbeitungshistorie wird beim Schieben eines Verweises im Hintergrund ein neuer Stapel angelegt und der derzeitig ausgewählte gelöscht.

B-POST / B-FRIST / BEA / WAR / POOL / PRIO / NACH / LEER: Für diese häufig verwendeten Stapel stehen spezifische Schaltflächen zur Verfügung:

Linksklick: Mit einem einfachen Klick wird der ausgewählte Verweis in den gewählten Stapel verschoben (siehe auch Schieben).

Rechtsklick: Durch Rechtsklick kann ein neuer Verweis für den gewählten Stapel erstellt werden.

B-POST / B-FRIST : Es wird ein Postverweis oder ein Fristverweis in den entsprechenden Stapel des ersten Bearbeiters der Akte erstellt.

Beispiel: Der erste Bearbeiter der Akte ist VA. Dann wird ein Verweis in den Stapel VAPOST erstellt.

BEA/WAR: Es wird ein Verweis in den eigenen Bearbeiten- oder WAR-Stapel angelegt.

Beispiel: Der derzeitige Benutzer ist MA. Es wird ein Verweis zu MABEA angelegt.

Antworten: Bei der Funktion Antworten wird der Verweis in den Korrekturstapel KOR des Senders des Verweises verschoben.

Löschen: Hiermit wird der Verweis auf "erledigt" gesetzt (und ist im Hintergrund über den Alt-Button wieder aufrufbar).

Wenn die Akte im Korrekturstapel KOR und im Warten-Stapel WAR des derzeitig geladenen Benutzers ist, können beide Verweise gleichzeitig durch Rechtsklick auf Löschen gelöscht werden.

Verweis anlegen:

Soll ein neuer Verweis zu einer Akte angelegt werden, wird zunächst die betreffende Akte ausgewählt. Durch Betätigen des Senden-Buttons öffnet sich das Fenster zum Anlegen eines Verweises. Es wird nun der betreffende Benutzer oder aber ein bestimmter Bearbeitungspool ausgewählt. Im Hinweisfenster wird ein Verweis (z.B. eine Arbeitsanweisung) notiert. Für oft benötigte Verweise (z.B.: "zur Korrektur") stehen vorgegebene, inhaltlich definierte Buttons zur Verfügung. Durch Betätigen des OK-Buttons wird der Verweis dann angelegt.

Es empfiehlt sich, skriptbasiert alte Verweise zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufräumen von Verweisen.

• Listen

In der Registerkarte Listen stehen verschiedene Funktionen bereit, um Listen zu importieren und exportieren:

Import Liste: Importiert eine Aktenliste. Die "Unser Zeichen" müssen in einer TXT-Datei jeweils in einer eigenen Zeile stehen. Die "Unser Zeichen" werden am Ende trunkiert gesucht (das bedeutet, dass nur der Anfang übereinstimmen muss). Die geladenen Akten werden in einem Importfenster angezeigt. Akten, die im System nicht erkannt worden sind, werden ausgegraut. Die Akten können dann einem Stapel zugewiesen werden.

Wenn die TXT-Datei bereits einen Namen aufweist, der einer ID eines Stapels entspricht, wird dieser Stapel vorausgewählt. So kann etwa automatisch aus einem externen Fristenprogramm eine TXT-Datei „FRIST.TXT“ exportiert werden und auf diese Weise schnell in den Stapel „FRIST“ importiert werden.

Export Liste: Die Verweise zu dem derzeitig geladenen Stapel werden samt Verweisinhalten (den Arbeitsanweisungen) in eine TXT-Datei exportiert. Mit Import Verweise kann eine solche Liste wieder importiert werden. Eine solche Liste kann auch durch externe Programme erstellt werden.

Im Admin-Bereich können administrative Aufgaben im Zusammenhang mit den Stapeln durchgeführt werden. Hier haben Benutzer die Möglichkeit, neue Stapel zu erstellen, bestehende zu löschen und die Zuordnung von Benutzern zu den einzelnen Stapeln zu verwalten.

Stapel erstellen/bearbeiten: Zum Erstellen eines neuen Stapels wird auf den +-Button unterhalb der Stapelliste gedrückt. Anschließend wird eine ID für den Stapel eingegeben, die durch einen Klick auf OK bestätigt wird. Zusätzlich wird angegeben, ob dieser Stapel unlöschbar gemacht werden soll. Dies ist nützlich für besonders wichtige Stapel. Zum Löschen eines solchen "unlöschbaren" Stapels ist eine zusätzliche Eingabe von dem Code "löschen" notwendig.

Der Titel und gegebenenfalls eine Beschreibung kann in der Maske eingegeben werden. Die Bemerkung wird als Tool-Tipp in der Stapelliste angezeigt.

Ein Stapel kann einem "Pool" zugewiesen werden. Ist ein Stapel einem Pool zugewiesen, erscheint er in der Stapelliste unter den "SPZ-Stapeln" sowie unter „Pools“ im "Verweis anlegen"-Dialog.

Sortierung: Hier wird voreingestellt, ob die Akten in der Aktenliste nach dem „Unser Zeichen“ (ID) oder nach der Erstellzeit des Verweises aufsteigend (Time) gelistet werden sollen.

Prio: Hiermit wird die Reihenfolge der Stapel in der ME-Ansicht in der Stapelliste vorgegeben. Je höher die Prio, desto höher steht der Stapel in der Auflistung der Stapel für den jeweiligen Benutzer "ME". Vorschläge für eine sinnvolle Einstellung finden sich in einem Fenster, welches sich öffnet, wenn man Rechtsklick auf Prio drückt.

Benutzer zuordnen: Um Benutzer einem Stapel zuzuweisen, betätigt man den +-Button unterhalb der „Benutzer zum Stapel“-Liste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Benutzer ausgewählt werden. Zusätzlich können mehrere, zu einer Gruppe zusammengefasste Benutzer angewählt werden, um eine schnellere Zuweisung von Stapeln zu ermöglichen.