Outlook-Plugin

Durch das Outlook-Plugin können auf einfach Weise eingegangene sowie gesendete E-Mails in die betreffenden Akten eingepflegt und dem weiteren Workflow zugänglich gemacht werden.

E-Mail-Eingang (Import)

Man wählt die zu importierende E-Mail in Outlook an und betätigt den Eingang-Button. Es erscheint ein Dialogfenster, das nach dem zugehörigen Aktenzeichen fragt (dieses ist im späteren Importfenster noch korrigierbar). Nach dem Eintrag des Aktenzeichens und dessen Bestätigung wird die E-Mail samt Anlagen importiert und es öffnet sich das Importfenster. Die E-Mail wird als Posteingang eingepflegt und die Akte wird einem Stapel, normalerweise dem Post-Stapel, mittels eines Verweises (Verweis anlegen-Dialog) zugeordnet.

Standardmäßig ist als Zielstapel der allgemeine Poststapel vorgegeben; dieses kann im Importdialog abgeändert werden.

E-Mail-Ausgang

Hier kann eine versandte E-Mail in StaXX importiert werden. Man wählt die zu importierende E-Mail an und betätigt den Ausgang-Button. StaXX erkennt selbständig das Aktenzeichen, sofern "Unser Zeichen:" in den ersten Zeilen der E-Mail erkannt wurde, sodass die Nachricht automatisch in die richtige Akte gelangt. Ist ein an die E-Mail angehängtes Dokument mit "Anschreiben" benannt, erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob der Header mit dem Anschreiben verbunden werden soll. Nach Beantwortung dieses Dialoges öffnet sich das Importfenster, in dem Aktenzeichen sowie Empfänger entsprechend vorausgefüllt sind.

Postmappe

Ein E-Mail-Entwurf kann über diesen Button als Korrekturmappe vorgelegt werden; im Importfenster sind die entsprechenden Parameter bereits vorausgefüllt.