Dokument

Registerkarte Dokument

Hier wird das in der Liste ausgewählte Dokument als PDF angezeigt. Die Anzeige erfolgt in einem Internet Explorer-Plugin, etwa dem PDF Exchange Editor oder dem Foxit Reader. Für Details siehe PDF Reader.

Mit geeigneten PDF-Readern ist eine direkte Bearbeitung der PDF-Dokumente möglich, gegebenenfalls sogar mit Stifteingabe.

Oberhalb des PDF-Readers werden die wichtigsten Daten zum Dokument angezeigt, die dort auch editiert werden können. Die Akteninfos sind die Notizen und Memos, die aus der jeweiligen Akteninformation übernommen werden.

Im Feld Inhalt können dokumentenbezogene Anmerkungen und Informationen eingetragen und gespeichert werden.

Weitere Funktionen:

Öffnen mit...: Öffnet das PDF-Dokument mit einem externen Programm nach Auswahl. Hierbei wird automatisch das Dokument aus der Dokumentenansicht entladen, damit es überschrieben werden kann.

Akte anzeigen: Bringt das Aktenfenster in den Vordergrund.

Rohdok öffnen: Öffnet das Dokument, das unter dem Pfad „Rohdok-Pfad“ zu finden ist. Es öffnet also üblicherweise das Original-Dokument.

An Stapel: Öffnet das Verweisfenster, um einen neuen Verweis zu erstellen und an einen Stapel zu senden.

Eilig senden: Sendet das jeweilige Dokument an einen anderen Stapel, wobei beim Auswählen des entsprechenden Verweises das Dokumentenfenster mit dem ausgewählten Dokument geöffnet wird.

Öffnen auf...: Öffnet das Dokument auf einem anderen, in der Benutzersteuerung definierten PC über einen EILT-Verweis an den definierten Nebenbenutzer.

Registerkarte Dokumenteninfo

Hier können sämtliche Informationen zum jeweiligen Dokument eingesehen und bearbeitet werden; auch diejenigen, die auf der Registerkarte Dokument angezeigt werden.

Informationen wie Zugangsdatum (kann im Bearbeitungsmodus durch "Shift + Mausklick" geändert werden), Name, Empfänger, Ablageort in der Akte (es können auch aktenbezogene individuelle Heftstreifen definiert werden), Posteingang bzw. -ausgang sowie der Dokumentenstatus können hier verwaltet werden.

An dieser Stelle ist es, wie im Importfenster, möglich, ein Dokument als sogenanntes Leitakte-Dokument zu definieren. Dies kann notwendig sein, wenn ein (zu editierendes) Dokument mehrere Akten betrifft, wie beispielsweise ein Laufzettel, den mehrere Mitarbeiter bearbeiten. Dieses Dokument wird an dieser Stelle als Leitakte-Dokument gekennzeichnet und danach in alle zu diesem Vorgang gehörigen Akten kopiert. Nun ist es möglich, dieses Dokument über den PDF-Editor aus jeder zugehörigen Akte zu editieren. Die Änderungen werden automatisch synchronisiert, d.h. in den anderen zugehörigen Akten angezeigt.

Weitere Optionen:

Kopie anlegen: Öffnet das Importfenster, um das Dokument in eine weitere Akte zu importieren. Hierbei werden alle beschreibenden Daten übernommen.

Notizkopie anlegen: Ermöglicht das Anlegen eines Notizexemplars und das Importieren in die gewählte Akte mit angepasster Bezeichnung in den INT-Teil.

Liste der Dokumentenparameter:

Parameter	Mögliche Werte	Wirkung	Beispiele
Datum	Eingangsdatum	Ordnet das Dokument chronologisch richtig ein
Status	AB \n MAP \n POST	AB: Wird abgeheftet \n MAP: Zur Vorlage grün interlegt, einfach löschbar \\n POST: Als Posteingang rot hinterlegt	Ein neu erstelltes Schreiben, das zur Korrektur vorgelegt werden soll, wird mit MAP gekennzeichnet.
Kennzeichnung	Keine, ENT, KORR, MIT, NEU, VOR1, VOR2	ENT: Entwurf KORR: Korrektur MIT: Mitschicken NEU: Neues Dokument VOR1 und VOR2: Vorlage beispielsweise für verschiedene Mitarbeiter || Mitzuschickende Anlagen werden als MIT gekennzeichnet und erscheinen farbig.
Typ	AVI, BRI, DSR, NOT, RA, RE, REV, ZFB	AVI: Avis BRI: Brief DSR: Druckschrift NOT: Notiz RA: Rechnungsausgang RE: Rechnungseingang REV: Rechnungseingang Vertreter || Eine verschickte Rechnung wird mit RA gekennzeichnet.
Richtung	I, N, O	I: Eingang N: intern O: Ausgang || Ein Posteingang ist I, eine interne Aktennotiz N, ein Postausgang O.
Akten ID‘s	Hier steht das Aktenzeichen
Heftstreifen	Selbst bei Bedarf zu definierende Heftstreifen	Um einen neuen Heftstreifen zu definieren, wird dessen Name in das Feld eingegeben; dies wird automatisch gespeichert	Heftstreifen für einzelne Länder, für Formaldokumente.
Teil	AMT, ANL, BUC, INT, KOR	AMT: Amtsteil ANL: Anlagenteil BUC: Buchhaltung INT: Interner Teil KOR: Korrespondenzteil || Rechnungen und Belege werden mit BUC gekennzeichnet; Amtspost mit AMT.
Empfänger	Empfänger des Dokuments
Bezeichnung	Bezeichnung des Dokuments		„Übersendung Amtsmitteilung“; „Terminsbestätigung“
Abgezeichnet von/Memo	Verfasserkürzel	Diese Information ist in der Dokumentenliste sichtbar, sodass man nicht erst in die Dokumenteninformation gehen muss, um den Autoren erkennen zu können.	Mitarbeiterkürzel, z.B: MA, MB, VA
Hinweis	Zusatzinformation	Hier kann eine Zusatzinformation eingetragen werden, die leicht wieder gelöscht werden kann	„Empfang bestätigt“, „Gespeichert unter…“, „Beträge in Ordnung“
PatOrg/wichtig	Wichtige Zusatzinformation	Die hier gespeicherte Zusatzinformation kann nur nach einem Rückfragedialog gelöscht werden	„Frist notiert“, „Erteilung eingetragen“
Inhaltsangabe	Zusatzinformation	Der Eintrag in dieses Feld ist in der Kopfzeile des Dokumentenfensters sichtbar	„Keine Änderung“