Allgemeines

In diesem Bereich können verschiedene administrative Aufgaben in Bezug auf Akten und Dokumente durchgeführt werden.

Registerkarte Allgemein (allg.)

• Neues Fenster: Diese Funktion öffnet ein neues Aktenfenster. Es können beliebig viele Aktenfenster gleichzeitig nebeneinander geöffnet werden, was eine parallele Bearbeitung mehrerer Akten ermöglicht. Jedes Aktenfenster wird dabei unabhängig voneinander gesteuert und angezeigt. Staxx verfügt auch aktenübergreifend über bestimmte Kontrollmechanismen und -funktionen, sodass es besser ist, ein neues Fenster zu öffnen als eine neue Staxx-Instanz zu öffnen (etwa durch Doppelklick auf dem Desktop).

• Auf Anfrage: VPN-Connect: Diese Option ermöglicht das Neustarten oder das Herstellen einer VPN-Verbindung mittels eines hinterlegten Skripts.

Registerkarte Akte

• Auf Anfrage PatOrg synchronisieren: Diese Funktion dient dazu, die regelmäßige Synchronisierung mit dem PatOrg-System manuell zu beschleunigen. PatOrg synchronisiert normalerweise alle 30 Minuten automatisch (in Abhängigkeit der Einstellungen) (Skripte auf dem Server befüllen der Datenbank aus externen Programmen), um Änderungen in der Aktenverwaltung auf den neuesten Stand zu bringen.

Durch die manuelle Synchronisierung können Änderungen sofort übernommen werden. Nachdem die Synchronisierung in einem Hinweisfenster gestartet wurde, muss sie im folgenden Fenster mit "Ja" bestätigt werden.

Anschließend erhält der Nutzer eine Bestätigungsmeldung über den erfolgreichen Abschluss der Synchronisation.

• Ordnerfreigabe: Diese Funktion ermöglicht die gezielte Freigabe von Ordnern im Dateisystem im Zusammenhang mit der Berechtigungsverwaltung.

• Akte schließen: Mit dieser Funktion wird eine Akte in StaXX geschlossen. Sobald eine Akte geschlossen wird, erscheint im Informationsfenster der Status "Geschlossen". Die Schließung der Akte wird dann normalerweise dem zuständigen Sachbearbeiter zur Bestätigung vorgelegt. Dieser muss durch Klicken auf das Symbol "Auge" die Kenntnisnahme bestätigen ("Gesehen von…"). Erst nach dieser Bestätigung ist ein komplette Löschung der Akte möglich.

• Papierkorb: Diese Funktion löscht eine Akte aus dem System. Die Funktion sollte mit Vorsicht verwendet werden, da das Löschen einer Akte nicht rückgängig gemacht werden kann und alle damit verbundenen Daten einschließlich Verweise und Dokumente dauerhaft entfernt werden.

• Akte öffnen: Mit dieser Funktion kann eine zuvor in StaXX geschlossene, aber noch nicht gelöschte Akte wieder geöffnet werden. Dies ermöglicht die erneute Bearbeitung und Verwaltung der Akte, falls die Akte fehlerhafterweise geschlossen wurde.

• + Button: Dieser Button dient zur Anlage einer neuen Akte. Nach der Eingabe eines neuen Aktenzeichens muss die Eingabe mit „OK“ bestätigt werden. Danach wird die Akte durch Klicken auf den Speicher-Button angelegt. Die weiteren Daten werden in der Sektion Informationen eingetragen.

Registerkarte Dokumente

• Dokumentenimport: Diese Option öffnet den Dokumentenimport, über den Dokumente aus verschiedenen Quellen in StaXX importiert werden können.

• Aktennotiz/Vorlagenotiz: Hier können Aktennotizen im PDF- oder txt-Format erstellt werden. Beim Klicken auf diesen Button öffnet sich ein Editor-Fenster, in das die Notiz geschrieben werden kann. Diese kann als Text oder PDF abgespeichert werden; es öffnet sich nun das Dokumentenimportfenster, in dem man die Aktennotiz vor dem Import näher bezeichnen kann. Als Akte ist standardmäßig bereits die derzeitig gewählte Akte ausgewählt.

Registerkarte Benutzer

• Benutzerwechsel: Ermöglicht den Wechsel zwischen verschiedenen Benutzern auf der Datenbank.

• Benutzersteuerung: Öffnet die Benutzersteuerung, in der verschiedene Benutzerrechte und -einstellungen verwaltet werden können.

Registerkarte Admin