Importfenster

Das Import-Fenster dient als zentrale Schnittstelle, um Dokumente aus verschiedenen Quellen in das System zu importieren. Die Quellen können sowohl digitale Ablagen als auch Scanner umfassen.

Durch Auswahl des entsprechenden Buttons werden die in dem jeweils befindlichen Ordner abgelegten Dokumente zum Importieren angezeigt.

Importquellen

Import aus StaXX-Ordner:

In der Liste werden die Dokumente in dem lokalen StaXX-Ordner (%Userprofile%\StaXX) angezeigt.Dies ist der Standard-Ordner. Wird in diesen Ordner ein PDF-Dokument abgelegt, erscheint in StaXX automatisch ein Hinweis, dass ein neues Dokument erkannt worden ist. Daraufhin kann sofort die Importmaske geöffnet werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, bestimmte PDF-Dokumente etwa aus Word oder Outlook automatisch zu speichern.

Import aus dem Scan-Ordner:

Mit der Scan-Option können eingescannte Dokumente, die in einem festgelegten Ordner auf dem System gespeichert wurden, zum Import ausgewählt werden. Der Pfad für den Scanordner ist in der Datenbank abgelegt.

Dokumentlistenansicht:

Im Import-Fenster werden die zur Verfügung stehenden Dokumente in einer Liste angezeigt. Diese Liste kann über einen verschiebbaren Trennstrich flexibel vergrößert oder verkleinert werden, um eine bessere Übersicht zu bieten, insbesondere bei der Auswahl der Importreihenfolge oder beim Sichten umfangreicher Dokumentenmengen.

Die Reihenfolge der zu importierenden Dokumente kann in der Liste zum übersichtlicheren Import geändert werden: Das zu verschiebende Dokument wird angewählt und mittels Strg und Pfeiltaste nach oben oder unten geschoben.

Bearbeitungsfunktionen

Öffnen: Durch Klicken auf den Öffnen-Button kann das ausgewählte Dokument direkt im bevorzugten PDF-Programm geöffnet werden. Dies ermöglicht eine sofortige Bearbeitung oder Einsichtnahme vor dem eigentlichen Import. Durch Rechts-Klick auf den Öffnen-Button wird der Öffnen mit...-Dialog angezeigt.

Dokumente zusammenfügen: Diese Funktion bietet die Möglichkeit, mehrere markierte Dokumente zu einem einzigen neuen Dokument zu kombinieren. Dies geschieht durch das Markieren der gewünschten Dateien in absteigender Reihenfolge (mithilfe der Strg-Taste) und anschließendes Klicken auf den entsprechenden Button. Nach dem Zusammenfügen wird ein neues Dokument erstellt, während die ursprünglichen Dateien zunächst erhalten bleiben. Diese können bei Bedarf manuell gelöscht oder für andere Akten wiederverwendet werden.

Plus-Button: Mit dem Plus-Button öffnet sich ein Explorer-Fenster, über das Dokumente aus beliebigen Speicherorten wie dem Server, einem Cloud-Service oder anderen Netzlaufwerken hinzugefügt werden können.

Papierkorb: Über das Papierkorb-Symbol können einzelne oder auch mehrere markierte Dokumente gelöscht werden. Mit Rechtsklick werden alle Dokumente in dem jeweiligen Ordner gelöscht.

Schnellvorauswahl von Dokumenteninformationen

Über die Schnellvorauswahl können vordefinierte Dokumenteninformationen ausgewählt werden, die es ermöglichen, Dokumente später schnell wiederzufinden oder gezielt zu filtern. Diese Parameter sind an typische Aktenstrukturen und Verfahrensweisen angepasst und beinhalten:

Mappe: Diese Option markiert ein Dokument als Korrekturdokument. Ähnlich einer Papierakte wird das Korrekturdokument wie ein physisches Papierdokument behandelt, das einem Sachbearbeiter zur Korrektur vorgelegt wird. In der Dokumentenliste ist das Dokument grün hinterlegt, was es leicht erkennbar macht. Zudem kann es durch seine voreingestellten Parameter ohne Eingabe eines "Löschen-Kennworts" entfernt werden.

KOR AB: Markiert ein Dokument als fertig versandtes Schreiben, das digital so abgelegt wird, als ob es in den "Korrespondenzteil" einer Papierakte abgeheftet wird.

AMT AB: Markiert ein Dokument als ein offiziell versandtes Schriftstück, das in den "Amtsteil" einer Papierakte abgelegt würde.

Post: Diese Option kennzeichnet ein Dokument als Posteingang. In der Dokumentenanzeige wird das Dokument mit einem auffälligen roten Balken hervorgehoben, sodass es sofort als Posteingang identifiziert werden kann. Ein solcher Posteingang ist durch spezielle Parameter geschützt, die verhindern, dass Verweise gelöscht werden, solange das Dokument in der Akte aktiv bleibt.

Entwurf: Ein Dokument kann als Entwurf markiert werden, was durch eine beige Hintergrundfarbe und das Kürzel des Erstellers visualisiert wird. Solche Entwurfsdokumente können ohne weitere Sicherheitsabfragen wie etwa ein "Löschen-Kennwort" entfernt werden.

Copy: Die "Copy"-Funktion erlaubt es, die Importangaben eines Dokuments auf mehrere andere Dokumente zu übertragen. Dies ist besonders praktisch, wenn mehrere Dokumente dieselben Parameter benötigen. Dazu werden die Parameter im ersten Dokument eingetragen, anschließend werden alle relevanten Dokumente markiert und die Copy-Funktion ausgelöst. Alle Parameter des ersten Dokuments werden daraufhin in die anderen markierten Dokumente kopiert.

ANL: Diese Markierung definiert ein Dokument als Anlage, etwa für Bilder, Präsentationen oder Listen, die in einer physischen Akte in einer Tasche oder Hülle aufbewahrt würden.

NOT: Markiert ein Dokument als Notiz, beispielsweise für Telefonnotizen oder Protokolle von Besprechungen. Diese Notizen werden in der digitalen Akte entsprechend archiviert.

Parameterbereich

Im Parameterbereich des Import-Fensters können die einzelnen Parameter individuell angepasst werden. Hier können auch Heftstreifen ausgewählt und angelegt werden, auf denen die Dokumente später gespeichert werden. Verfügt eine Akte bereits über Heftstreifen, wird hier ein grünes I zusätzlich angezeigt. Dokumente können direkt als "Wichtig", "Relevant" oder "Leitakte-Dokument" markiert werden. Darüber hinaus ist es möglich, zusätzliche Informationen wie Hinweise oder Inhaltsangaben zu hinterlegen, die später im Dokumentenfenster der Akte angezeigt werden. Während der Eingabe der Parameter bleibt das Dokument im PDF-Reader sichtbar.

Über die drei Punkte rechts neben dem Feld für den Aktennamen können weitere Akten für den Import ausgewählt werden. (Verweis wg. Importlisten) Dies kann über eine selbst generierte ID, eine Datei oder eine Familienakte geschehen. Alle zugehörigen Aktenzeichen werden dabei automatisch von StaXX in das entsprechende Feld übernommen. Das Dokument wird dann in alle ausgewählten Akten importiert.

Wichtig-Feld: Informationen, die in diesem Feld gespeichert werden, erhalten eine orange Markierung, um ihre Wichtigkeit hervorzuheben.

Hinweis-Feld: Hier können spezifische Hinweise zum Dokument hinterlegt werden, die anderen Benutzern zusätzliche Kontextinformationen bieten.

Inhaltsangaben-Feld: Hier kann eine Kurzbeschreibung oder Zusammenfassung des Dokuments eingetragen werden, die ebenfalls in der Aktenübersicht angezeigt wird.

Speichern und Vorgeben von Dokumenteninformationen

Die Dokumenteninformationen, die in der Importmaske angewählt werden, werden in einer Open Source XML-Datei gespeichert. Außerdem ist es möglich, aus externen Programmen XML-Dateien generieren zu lassen, sodass bereits vorausgewählte Werte in der Importmaske angezeigt werden. Dies erfolgt beispielsweise über das Word-Plugin oder Outlook-Plugin.

Zu jedem Dokument, welches in StaXX angezeigt wird, wird eine XML-Datei in einem Unterordner "XLMS" zu dem jeweiligen Dateipfad angelegt (zum Beispiel %Userprofile%\StaXX\xmls). Die XML-Datei heißt wie das PDF-Dokument.

Bezüglich der Syntax der XML-Dateien siehe Word-Plugin/Outlook-Plugin.

Importieren/Verweis anlegen

Es können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig importiert werden.

Falls es sich bei dem zu importierenden Dokument nicht um ein einfaches Ablagedokument handelt, sondern beispielsweise um einen Posteingang, eine Mappe oder einen Entwurf, öffnet sich beim Import das Verweis anlegen-Fenster. Über dieses Fenster kann ein Verweis zu dem Dokument erstellt und ein Stapel, wie etwa "Post", "Korrektur eines Sachbearbeiters" oder "Bearbeitung eines Sachbearbeiters", ausgewählt werden. Dadurch wird das Dokument dem entsprechenden Stapel zugeordnet und der weitere Workflow ermöglicht.

Das Anlegen des Verweises kann nur dann abgebrochen werden, wenn in der Akte bereits ein Verweis gegeben ist.

Importieren in mehrere Akten

Um ein Dokument in mehrere Akten gleichzeitig zu importieren, gibt man im Feld "Aktenname" die entsprechenden Aktennamen getrennt durch ein ; ein.

Darüber hinaus ist es möglich, Dokumente mittels einer vorher generierten ID zu importieren. Sie dazu: Import in viele Akten.

Importieren von Rechnungen in mehrere Akten

Um Rechnungen in mehrere Akten zu importieren, gibt man im Feld "Aktenname" die entsprechenden Aktennamen getrennt durch ein ; ein. Im Verweisdialog erscheint dann eine Abfrage, ob die Rechnung nur in der ersten Akte als Rechnung und in den weiteren Akten als Brief importiert werden soll.