Word-Plugin

Es ist möglich, mittels des Word-Plugins Dokumente direkt von Word heraus in StaXX zu exportieren. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, sodass bereits die entsprechenden Parameter in der Importmaske vorausgefüllt sind:

Nutzung

Ausgang/Korrekturmappe: Ein Dialogfenster erscheint, in das das "Unser Zeichen" eingetragen wird. Daraufhin öffnet sich das Importfenster. Ist das Dokument bereits gespeichert, kann das Word-Dokument später direkt aus StaXX heraus geöffnet werden (Rohdokument).

Notizen: Hierbei wird das Word-Dokument in dem StaXX-Ordner gespeichert. Die Importmaske erkennt dies und importiert automatisch das Word-Dokument in die jeweilige Akte und erstellt zusätzlich ein PDF-Dokument. Genutzt wird dies zum Anlegen von Notizen, indem ein Word-Dokument neu geöffnet wird, die Notizen notiert werden und anschließend auf "Notizen" gedrückt wird.

Allg. Liste und Liste verb. Zellen: Aus einer Tabelle (klassisch oder mit verbundenen Zellen) wird eine Aktenliste erstellt, die einem Stapel zugewiesen werden kann. Es wird für die Akten diejenige Spalte genommen, die mit "Unser Zeichen" überschrieben ist.

Import in viele Akten:

Manchmal soll das gleiche Dokumente in mehrere Akten gelangen. Dies gelingt auf einfachem Wege durch die Erstellung einer übergeordneten ID, welche dann als Grundlage zum Einpflegen des Dokumentes genutzt werden kann und im Hintergrund abgespeichert hat, welche Akten von dieser ID umfasst sind.

Beispiel: In einer Tabelle sind mehrere Akten gelistet (z.B. bei einer (TAX-Erinnerungsliste). Diese Tabelle wird mit einem gemeinsamen Anschreiben an die Mandantschaft übersandt, welches in allen auf der Tabelle genannten Akten abgeheftet werden soll.

Um die oben genannte ID zu erstellen, muss man im geöffneten Word-Dokument in der angesprochenen Tabelle den Mauszeiger in die Spalte "Unser Zeichen" bringen, im Menüband den Reiter "StaXX" auswählen und auf "Import in viele Akten" klicken.

Dann kommt eine Abfrage zur Aktenlistung:

Automatisch ausgefüllt ist hier "t", da das Einpflegen aus Tabellen eher die Regel ist. Wenn dies nicht der Fall ist, kann die Selektion händisch angepasst werden. Dann weiter mit "OK".

Dann folgt die Abfrage, ob der Curser sich in der "Unser Zeichen-Spalte" befindet. Dies sollte der Fall sein. Weiter mit "Ja".

Dann erscheint ein Editor-Feld, in dem alle Akten gelistet werden, die auf der Tabelle erkannt wurden. Hier kann man die Vollständigkeit kontrollieren und das Feld schließen.

Im Anschluss erscheint das Feld mit der neu generierten ID, welche dann für weitere Schritte die gelisteten Akten der Tabelle umfasst.

Diese Import-ID kann man nun kopieren und/oder sich merken, um sie im Verlauf weiter zu verwenden. Sie sollte auf dem Anschreiben bzw. der Tabelle eingetragen werden, damit diese auch zukünftig immer wieder verwendet werden kann, um Schreiben betreffend die auf der Tabelle gelisteten Akte einzupflegen, beispielsweise wenn die Tabelle ausgefüllt und unterschrieben zurückübersandt wird und erneut eingespeist werden muss.

Um Akten, die eine gemeinsame ID erhalten haben, in StaXX einzupflegen, muss man beim Importieren in der Importmaske im Feld "Akten ID's" auf das dunkle Feld mit den drei Punkten rechts neben der Zeile klicken. Dort wählt man das Feld "ID" aus, gibt die zuvor generierte ID ein und drückt auf "Weiter".

Es wird dann noch einmal die komplette Auswahl der unter der ID hinterlegten Akten gelistet und man könnte über "Häkchen-Felder" einzelne Akten abwählen. In der Regel sollte die Auflistung jedoch mit der Tabelle übereinstimmen und nicht verändert werden. Dann weiter mit "OK".

Nun werden im Feld "Akten ID's" alle Akten angezeigt, die mit der erstellten ID abgedeckt sind und das Dokument kann dann – in üblicher Weise – in alle gewünschten Akten importiert werden.