Dokument

Registerkarte Dokument

Hier wird das in der Liste ausgewählte Dokument als PDF angezeigt. Die Anzeige erfolgt in einem Internet Explorer-Plugin, etwa dem PDF Exchange Editor oder dem Foxit Reader. Für Details siehe PDF Reader.

Mit geeigneten PDF-Readern ist eine direkte Bearbeitung der PDF-Dokumente möglich, gegebenenfalls sogar mit Stifteingabe.

Oberhalb des PDF-Readers werden die wichtigsten Daten zum Dokument angezeigt, die dort auch editiert werden können. Die Akteninfos sind die Notizen und Memos, die aus der jeweiligen Akteninformation übernommen werden.

Im Feld Inhalt können dokumentenbezogene Anmerkungen und Informationen eingetragen und gespeichert werden.

Weitere Funktionen:

Öffnen mit...: Öffnet das PDF-Dokument mit einem externen Programm nach Auswahl. Hierbei wird automatisch das Dokument aus der Dokumentenansicht entladen, damit es überschrieben werden kann.

Akte anzeigen: Bringt das Aktenfenster in den Vordergrund.

Rohdok öffnen: Öffnet das Dokument, das unter dem Pfad „Rohdok-Pfad“ zu finden ist. Es öffnet also üblicherweise das Original-Dokument.

An Stapel: Öffnet das Verweisfenster, um einen Dokumentenverweis zu erstellen und an einen Stapel zu senden. Dieser Dokumentenverweis bezieht sich auf ein bestimmtes Dokument.

Eilig senden: Sendet das jeweilige Dokument an einen anderen Stapel, wobei beim Auswählen des entsprechenden Verweises das Dokumentenfenster mit dem ausgewählten Dokument geöffnet wird.

Öffnen auf...: Öffnet das Dokument auf einem anderen, in der Benutzerverwaltung definierten PC über einen EILT-Verweis an den definierten Nebenbenutzer.

Registerkarte Dokumenteninfo

Hier können sämtliche Informationen zum jeweiligen Dokument eingesehen und bearbeitet werden; auch diejenigen, die auf der Registerkarte Dokument angezeigt werden.

Informationen wie Zugangsdatum (kann im Bearbeitungsmodus durch "Shift + Mausklick" geändert werden), Name, Empfänger, Ablageort in der Akte (es können auch aktenbezogene individuelle Heftstreifen definiert werden), Posteingang bzw. -ausgang sowie der Dokumentenstatus können hier verwaltet werden.

An dieser Stelle ist es, wie im Importfenster, möglich, ein Dokument als sogenanntes Leitakte-Dokument zu definieren. Dies kann notwendig sein, wenn ein (zu editierendes) Dokument mehrere Akten betrifft, wie beispielsweise ein Laufzettel, den mehrere Mitarbeiter bearbeiten. Dieses Dokument wird an dieser Stelle als Leitakte-Dokument gekennzeichnet und danach in alle zu diesem Vorgang gehörigen Akten kopiert. Nun ist es möglich, dieses Dokument über den PDF-Editor aus jeder zugehörigen Akte zu editieren. Die Änderungen werden automatisch synchronisiert, d.h. in den anderen zugehörigen Akten angezeigt.

Normalerweise werden beim Import einer PDF-Datei in eine Vielzahl von Akten Duplikate dieser PDF-Datei angelegt und in den einzelnen Akten gespeichert. Die PDF-Dateien sind dann unabhängig voneinander.

Beim Leitakten-Dokument werden keine Duplikate der PDF-Datei angelegt, sondern die PDF-Datei nur in einer beliebigen Leitakte gespeichert. In die weiteren Akten werden in der Datenbank lediglich jeweils ein Dokumentendatensatz angelegt, mit dem das Dokument aktenbezogen klassifiziert werden kann. Also: Wird die PDF-Datei in einer der Akten geändert, ist diese Änderung auch in allen anderen Akten sichtbar

Ein Anwendungsfall ist beispielsweise ein in die Akten A, B, C importierter, als Leitakten-Dokument deklarierter Laufzettel. Der Laufzettel stellt eine fortlaufend aktuali-sierte Übersicht über den Status der Akten dar. Wird in Akte B die PDF-Datei des Laufzettels geändert (z.B. ein Datum ergänzt), ist diese Änderung auch in den Akten A und C sichtbar. Wird der Status des Laufzettels in Akte C von "wichtig" auf "unwichtig" im Dokumentendatensatz geändert, betrifft dies aber nur Akte C.

Gleiches gilt auch für das Rohdokument (z.B. Word-Datei), das hinter einer solchen PDF-Datei ggf. liegt.

Weitere Optionen:

Kopie anlegen: Öffnet das Importfenster, um das Dokument in eine weitere Akte zu importieren. Hierbei werden alle beschreibenden Daten übernommen.

Notizkopie anlegen: Ermöglicht das Anlegen eines Notizexemplars und das Importieren in die gewählte Akte mit angepasster Bezeichnung in den INT-Teil.

Liste der Dokumentenparameter:

Parameter	Mögliche Werte	Wirkung	Beispiele
Datum	Eingangsdatum	Ordnet das Dokument chronologisch richtig ein
Status	AB MAP POST	AB: Wird abgeheftet MAP: Zur Vorlage grün interlegt, einfach löschbar POST: Als Posteingang rot hinterlegt	Ein neu erstelltes Schreiben, das zur Korrektur vorgelegt werden soll, wird mit MAP gekennzeichnet.
Kennzeichnung	Keine ENT KORR MIT NEU VOR1 VOR2	ENT: Entwurf KORR: Korrektur MIT: Mitschicken NEU: Neues Dokument VOR1 und VOR2: Vorlage beispielsweise für verschiedene Mitarbeiter	Mitzuschickende Anlagen werden als MIT gekennzeichnet und erscheinen farbig.
Typ	AVI BRI DSR NOT RA RE REV ZFB	AVI: Avis BRI: Brief DSR: Druckschrift NOT: Notiz RA: Rechnungsausgang RE: Rechnungseingang REV: Rechnungseingang Vertreter	Eine verschickte Rechnung wird mit RA gekennzeichnet.
Richtung	I N O	I: Eingang N: intern O: Ausgang	Ein Posteingang ist I, eine interne Aktennotiz N, ein Postausgang O.
Akten ID‘s	Hier steht das Aktenzeichen
Heftstreifen	Selbst bei Bedarf zu definierende Heftstreifen	Um einen neuen Heftstreifen zu definieren, wird dessen Name in das Feld eingegeben; dies wird automatisch gespeichert.	Heftstreifen für einzelne Länder, für Formaldokumente.
Teil	AMT ANL BUC INT KOR	AMT: Amtsteil ANL: Anlagenteil BUC: Buchhaltung INT: Interner Teil KOR: Korrespondenzteil	Rechnungen und Belege werden mit BUC gekennzeichnet; Amtspost mit AMT.
Empfänger	Empfänger des Dokuments
Bezeichnung	Bezeichnung des Dokuments		„Übersendung Amtsmitteilung“; „Terminsbestätigung“
Abgezeichnet von/Memo	Verfasserkürzel	Diese Information ist in der Dokumentenliste sichtbar, sodass man nicht erst in die Dokumenteninformation gehen muss, um den Autoren erkennen zu können.	Mitarbeiterkürzel, z.B: MA, MB, VA
Hinweis	Zusatzinformation	Hier kann eine Zusatzinformation eingetragen werden, die leicht wieder gelöscht werden kann.	„Empfang bestätigt“ „Gespeichert unter…“ „Beträge in Ordnung“
PatOrg/wichtig	Wichtige Zusatzinformation	Die hier gespeicherte Zusatzinformation kann nur nach einem Rückfragedialog gelöscht werden.	„Frist notiert“ „Erteilung eingetragen“
Inhaltsangabe	Zusatzinformation	Der Eintrag in dieses Feld ist in der Kopfzeile des Dokumentenfensters sichtbar.	„Keine Änderung“