Outlook-Plugin

Durch das Outlook-Plugin können auf einfach Weise eingegangene sowie gesendete E-Mails in die betreffenden Akten eingepflegt und dem weiteren Workflow zugänglich gemacht werden.

E-Mail-Eingang (Import)

Man wählt die zu importierende E-Mail in Outlook an und betätigt den Eingang-Button. Es erscheint ein Dialogfenster, das nach dem zugehörigen Aktenzeichen fragt (dieses ist im späteren Importfenster noch korrigierbar). Nach dem Eintrag des Aktenzeichens und dessen Bestätigung wird die E-Mail samt Anlagen importiert und es öffnet sich das Importfenster. Die E-Mail wird eingepflegt und kann einem Stapel zugeordnet werden. Darüber hinaus kann zu dem Posteingang ein Verweis verfasst werden.

Standardmäßig ist als Zielstapel der allgemeine Poststapel vorgegeben; dieses kann im Importdialog abgeändert werden.

E-Mail-Ausgang

Hier kann eine versandte E-Mail in StaXX importiert werden. Man wählt die zu importierende E-Mail an und betätigt den Ausgang-Button. StaXX erkennt selbständig das Aktenzeichen, sodass die Nachricht automatisch in die richtige Akte gelangt. Es erscheint ein Dialogfenster mit der Frage, ob der Header mit dem jeweiligen Anschreiben verbunden werden soll. Nach Beantwortung dieses Dialoges öffnet sich das Importfenster, in dem Aktenzeichen sowie Empfänger schon vorausgefüllt sind.

Postmappe

Ein E-Mail-Entwurf kann über diesen Button vorgelegt werden; im Importfenster sind die entsprechenden Parameter bereits vorausgefüllt.