Import von Post

In einem ersten Schritt muss die Post in einen Importordner von StaXX kopiert oder verschoben werden. Hierbei gibt es insbesondere drei Möglichkeiten:

1. Post in lokalen StaXX-Ordner kopieren

Fügen Sie ein oder mehrere PDF-Dokumente in den StaXX-Userordner (%Userprofile%\StaXX) ein. Hilfreich ist es, wenn Sie diesen Ordner sich in die Schnellleiste von Windows hinzufügen, sodass Sie jederzeit schnellen Zugriff hierauf haben. Sobald Sie das PDF in den Userordner eingefügt haben, erkennt StaXX dies und fragt Sie, ob das Importfenster geöffnet werden soll.

Im Importfenster können Sie den Schnellvorauswahl-Button Post drücken und gegebenenfalls noch fehlende Dokumenteninformationen eintragen und den Posteingang importieren. Gleichzeitig wird ein Postverweis zu der Akte angelegt.

2. Post aus empfangenen E-Mails

Über das Outlook-Plugin importieren Sie erhaltene E-Mails mitsamt sämtlichen Anlagen. Sie wählen die zu importierende E-Mail aus, betätigen den StaXX-Button Eingang, woraufhin ein Dialogfenster erscheint, das Sie nach dem zugehörigen Aktenzeichen fragt. Bei versehentlicher Falscheingabe oder eines gleichzeitigen Einpflegens in mehrere Akten ist dieses im Importdialog noch korrigierbar. Nach dieser Eingabe öffnet sich das Importfenster, das Sie für die E-Mail sowie die Anlagen entsprechend ausfüllen können. Beim Einpflegen in die Akte wird automatisch ein Postverweis (standardmäßig eingestellt) erstellt.

3. Eingescannte Post aus dem Scanordner:

Im Cockpit-Fenster wählen Sie im Bereich Allg. den Reiter Dokumente aus und betätigen den Button Dok.Imp.. Es öffnet sich das Importfenster, in dem Sie den Scan-Button drücken. In der Dokumentenliste erscheinen nun sämtliche in dem Scanordner abgelegte Dokumente (der Pfad zum Scanordner wird in den Program-Settings angegeben). Diese werden unter Eingabe der erforderlichen Parameter in die entsprechende Akte eingepflegt und der Postverweis (standardmäßig eingestellt) erstellt.