Informationen

In diesem Teil werden die einzelnen Informationen zu den Akten angezeigt. Diese sind vergleichbar mit den Informationen, die auf einem Aktendeckel bzw. der Sammelmappe selbst stehen.

Sämtliche Felder können über entsprechende Skripte automatisiert befüllt werden (siehe Befüllen der Datenbank mit Daten aus externen Programmen). Gerne unterstützen wir Sie hierzu auf Anfrage. Auf diese Weise müssen Akten nicht zusätzlich angelegt und mit den jeweiligen Informationen händisch befüllt werden, sondern die Daten werden automatisch aus einem anderen Verwaltungsprogramm, etwa PatOrg, übertragen.

Registerkarte Info

In diesem Bereich werden aktenbezogene Informationen wie Stichwort, Titel, Mandant, Status, angezeigt. Über den Ändern-Button (Stiftsymbol) können die Daten in der Akte geändert werden, insbesondere Memos und Notizen. Durch Klicken auf Speichern (Diskettensymbol) wird der Eintrag gesichert. Falls eine Änderung rückgängig gemacht werden soll, kann der Rückgängig-Pfeil gewählt werden.

Wird eine Akte angelegt, werden hier sämtliche Informationen eingetragen. Ist eine Akte einmal angelegt, können das Stichwort, der Titel und das Feld Allgemeines nur dadurch geändert werden, dass im Änderungsmodus zusätzlich dieses Feld durch Klicken von Shift + Linksklick aktiviert wird.

Abl Akt: Hierüber wird der Ablageordner der gewählten Akte im Explorer geöffnet.

Registerkarte Stammblatt

Dieser Bereich zeigt weitere Informationen zur Akte an. Ist eine Akte einmal angelegt, können die Felder Vorgangsart, Familienaktenzeichen und Bearbeiter nur dadurch geändert werden, dass im Änderungsmodus zusätzlich dieses Feld durch Klicken von Shift + Linksklick aktiviert wird.

Auf Anfrage: Registerkarte Fristen/Tax

Hier werden die in einem externen Verwaltungssystem aktuell verzeichneten Fristen und Taxsätze angezeigt.

Registerkarte Familie

Dieser Bereich listet die Aktenfamilienmitglieder der ausgewählten Akte auf. Eine Familie verfügt über ein gemeinsames Familienaktenzeichen. Es wird empfohlen, das "Unser Zeichen" des ersten Familienmitgliedes als Familienzeichen zu definieren. Alle Familienmitglieder müssen das gleiche Familienaktenzeichen aufweisen. Das Familienaktenzeichen wird auf der Registerkarte "Stammblatt" eingetragen.

Zusätzlich werden die vier Bearbeiter der jeweiligen Akten angezeigt. Ist eine Akte geschlossen, wird diese durchgestrichen angezeigt.

Mit einem Klick auf Öffnen kann die gesamte Familie in einem neuen Aktenfenster angezeigt werden.

Über den Aktualisieren-Button können die Familieninformationen aktualisiert werden.

Registerkarte Links

In diesem Bereich können Links gespeichert und direkt geöffnet werden und zwar zu externen Webseiten oder zu Dokumenten auf dem Server. Neue Links können über den +-Button hinzugefügt und bestehende über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden. Beim Speichern wird automatisch geprüft, ob am Anfang oder Ende des Links ungewollte Anführungszeichen vorhanden sind (typischerweise, wenn ein Link aus dem Explorer kopiert wurde); diese werden dann entfernt. Zusätzlich können Links in andere oder dieselbe Akte kopiert oder verschoben werden.