StaXX® – Digitales Aktenmanagement
Mit den Vorzügen einer Papierakte als schnell zugängliche Arbeitsgrundlage und variabler Träger im Büro – erweitert um die Vorteile der digitalen Welt.
StaXX eignet sich für alle beratenden Berufe, zu deren Aufgaben eine geordnete Aktenverwaltung gehört: Patentanwälte, Rechtsanwälte, Verwalter, Mediatoren, Gutachter und Privatanwender im organisierten Heimbüro. Dabei punktet StaXX nicht nur mit einer außergewöhnlichen Flexibilität bei der Anzeige von Dokumenten, sondern auch mit einer intuitiven Organisation der Akten sowohl für Einzelanwender als auch im Bürobetrieb.
Cockpitfenster
Bei StaXX sind Sie der Pilot: Im Cockpitfenster beginnt jede Aufgabe. Kompakt, flink und mit starken Funktionen ausgestattet.
In der Aktenliste erscheinen gesuchte Akten oder die Akten eines Aktenstapels. Zu einer ausgewählten Akte werden Stammdaten wie Stichwörter, Notizen, Fristen, Familienmitglieder und Links angezeigt.
Außerdem können Akten einem Aktenstapel zugeordnet und mit Arbeitsaufträgen versehen werden. Zur strukturierten Anzeige des Akteninhalts kann eine beliebige Anzahl von Dokumentenfenstern geöffnet werden.
Dokumentenfenster
Ihre Arbeitsgrundlage: Intuitiv bearbeitbare PDF-Dokumente. Das Besondere: Parallel angezeigte Aktenteile in eigenständigen, an das Cockpitfenster gebundene Dokumentenfenstern. Damit auch beim Wechsel in eine neue Akte die Ansicht gleich bleibt und man sofort loslegen kann.
Die Dokumente einer Akte sind – wie bei der Papierakte – in verschiedenen Aktenteilen abgeheftet: Korrespondenzteil, Amtsteil, Anlagenteil, etc. Die verschiedenen Aktenteile können in einzelnen Dokumentenfenstern gleichzeitig auf dem Bildschirm dargestellt werden. Hierdurch kann der Akteninhalt strukturiert erfasst und relevante Informationen zielsicher gefunden werden.
Posteingänge und wichtige Dokumente werden farblich hervorgehoben und bei Bedarf in einem separaten Dokumentenfenster mit einem Filter für Posteingänge – gleich in welchem Aktenteil diese abgelegt sind – angezeigt. Wie in einer Papierakte stehen dynamische „Heftstreifen“ zur Verfügung, mit denen noch mehr Ordnung in die Akte gebracht werden kann. Mit einer Suchmaske können Dokumente gezielt auch aktenübergreifend gefunden werden.
PDF-Bearbeitung
Bearbeiten Sie die Dokumente mit leistungsstarken PDF-Readern und erweiterten Funktionen direkt in StaXX. Ein kompliziertes Ordnersystem oder ein manuelles Kopieren von Dokumenten auf den lokalen PC gehört der Vergangenheit an.
PDF-Dokumente werden mit frei verfügbaren PDF-Reader Plug-Ins wie PDF- XChange Editor oder Foxit-Reader direkt in StaXX angezeigt. Damit können Dokumente per Maus und per Stifteingabe intuitiv wie auf gedrucktem Papier bearbeitet werden.
Nutzen Sie ein separates Windows®-Tablet, etwa ein Surface, auf dem ebenfalls StaXX installiert ist, können Sie Dokumente mit nur einem Klick von Ihrem Tower-PC auf dem Tablet auch in weiteren PDF-Programmen, etwa Drawboard, öffnen.
Eine dem PDF-Dokument zugrundeliegende Datei (z.B. Word-Dokument) ist nur einen Button entfernt. Sie arbeiten immer an dem gleichen Dokument auf Ihrem Server – ohne fehleranfällige Kopien.
Fenstersteuerung
Direkt mit der Arbeit loslegen: Individuelle Anordnungen von Cockpitfenster und Dokumentenfenstern mit einem Klick öffnen – passend für beliebig viele Aufgabenarten!
Dokumentenfenster können frei auf dem Bildschirm angeordnet und mit sinnvollen Filtern für eine bestimmte Aufgabe (z.B. Erledigen von Posteingängen) versehen werden. Diese Anordnung von Cockpitfenster und Dokumentenfenster(n) kann gespeichert und mit einem Klick wieder geöffnet werden.
So können zum Erledigen der Fristen der Korrespondenzteil und der Amtsteil nebeneinander angezeigt werden. Oder: die kommentierten Dokumente links auf dem Bildschirm und die überarbeiteten Dokumente rechts auf dem Bildschirm. Oder: zum Erledigen der Posteingänge der Korrespondenzteil, der Amtsteil und die Posteingänge nebeneinander angezeigt werden. Für all ihre individuellen Aufgaben eine passende Einsicht in die Akte.
Stapelsteuerung
Akten einfach organisieren: Wie in der Papierwelt können Akten auf Aktenstapel gelegt werden. Damit landet die Akte bei demjenigen, der sie bearbeiten soll – samt Arbeitsauftrag.
Zur Organisation von Akten werden Akten Aktenstapel per Klick zugeordnet. Schnellwahlbuttons für die häufigst verwendeten Stapel sind vorbereitet. Bei der Zuordnung kann optional ein Arbeitsauftrag mitgegeben werden.
Jeder Benutzer hat Zugriff auf ihm zugeordnete Aktenstapel: Persönliche Stapel, Team-Stapel, etc. So kann sich jeder Benutzer aus dem jeweils dringendsten Stapel eine Akte nehmen und bearbeiten. Wird ein Stapel ausgewählt, werden die Akten des Stapels in der Aktenliste des Cockpitfensters angezeigt – chronologisch oder nach dem Aktenzeichen sortiert.
Zum Austausch mit anderen Programmen, wie etwa PatOrg, etc. können die Akten eines Stapels importiert und exportiert werden.
Ein System, das jeder versteht. Damit keine Akte untergeht und immer alle wissen, wer eine Akte gerade bearbeitet.
Beispielprozess im Büro
Für eine effektive Unterstützung durch Ihr Sekretariat gemacht. Damit Schritte im Büro nicht unnötig vervielfacht werden.
- Ein Posteingang trifft ein. Ihr Sekretariat bereitet die Akte vor: Es importiert Posteingänge in die Akten, vermerkt, wenn Fristen eingetragen oder Einträge in anderen Verwaltungssystemen vorgenommen wurden, etc. und legt die Akte auf den Post-Stapel.
- Sie greifen auf den Post-Stapel zu, prüfen und bearbeiten den automatisch in roter Farbe hervorgehobenen Posteingang etwa mit einem kurzen Diktat oder einer Arbeitsanweisung. Die Akte schieben Sie nun in den Pool-Stapel Ihres Sekretariats zurück.
- Im Sekretariat wird die Akte bearbeitet, ein Brief erstellt und das fertige Schriftstück mit einem Klick importiert, automatisch grün hervorgehoben und die Akte in Ihren Korrektur-Stapel geschoben.
- Sie korrigieren das Schriftstück auf Ihrem Tablet mit intuitiver Stifteingabe wie auf Papier und „schieben“ die Akte anschließend wieder zurück ins Sekretariat.
- Dort wird die Korrektur in das Schriftstück eingearbeitet und Ihnen die korrigierte Version in grün und die von Ihnen vorbereitete Vorlage in violett in die Akte importiert und diese Ihnen in Ihrem Korrekturstapel vorgelegt.
- An Ihrem PC können Sie die Korrekturvorlage und das fertig gestellte Schriftstück nochmals abschließend mit zwei nebeneinander angeordneten Dokumentenfenstern vergleichen und zum Versenden freigeben.
- Ihr Sekretariat versendet den Brief und legt die versandten Dokumente im richtigen Aktenteil ab.
Sie merken: StaXX bietet die Möglichkeit, dass Ihr Sekretariat die Dokumente für Sie vorbereitet, sodass Sie sich auf die Bearbeitung der Akte und Prüfung der Dokumente konzentrieren können – und sich nicht damit aufhalten müssen, umständlich Dokumente aufrufen zu müssen. Und weil Akten individuell sind, sind die Workflows von StaXX – wie mit der Papierakte – nicht durch das Programm vorgegeben.
Benutzerverwaltung
Individuelle Nutzung von StaXX durch die Benutzerverwaltung. Auf Wunsch mit Verteilung von Rechten auf Funktions-, Akten- und Dokumentenebene.
Jedem Benutzer werden nicht nur Stapel zugeordnet, sondern auf Wunsch sogar einzelne Buttons, Akten (z.B. denen, in denen er Bearbeiter ist und in einem Stapel von ihm zugeordnet sind) und Aktenteile. Hierfür können Rechte bestimmten Rollen zugeordnet werden. Jeder Benutzer wird einer Rolle zugeordnet.
Server-Client-Architektur
Unbeschränkt skalierbar durch eine zentrale Verwaltung der Dokumente und Daten auf einem Server. Auf den Server greifen die einzelnen Benutzer zu. Nie mehr doppelte Dokumente – kompliziertes und fehlerträchtiges Ein- und Auschecken sind Vergangenheit.
Auf einem On-Premise-Server mit einer Ordner-Struktur, etwa von Windows ®, werden die Dokumente zentral abgelegt. Die Organisationsdaten der Akten, Metadaten der Dokumente, Stapel, etc. werden in einer leistungsstarken MySQL-Datenbank verwaltet. Mit regelmäßigen Datensicherungen kann nichts verloren gehen.
Auf jedem Benutzer-PC ist StaXX installiert. StaXX greift auf die Server-Daten zurück und ist damit immer aktuell. Und selbst im Homeoffice ist über eine VPN-Verbindung produktives Arbeiten möglich, da nur wenige Daten zwischen Server und Client ausgetauscht werden müssen.
Für schnelle Ladezeiten und weniger Warten.
Offene Schnittstellen für Import und Export von allen Daten
Kein Einzelkämpfer, sondern im Team stärker: StaXX ist darauf ausgelegt, sich in bestehende IT-Strukturen zu integrieren und die relevanten Informationen aus diesen abzufragen. Damit Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen.
StaXX verfügt über offene Schnittstellen zum Importieren von Dokumenten. Am einfachsten erfolgt dies durch Abspeichern von PDFs in einem vordefinierten Ordner. Zudem werden Outlook- und Word-Addins angeboten. Über XML-files können sämtliche Metadaten programmtechnisch an StaXX übergeben werden.
Über SQL-Schnittstellen können Informationen aus bestehenden Verwaltungssystemen eingebunden werden, Akten automatisch angelegt und Fristen zu Akten aus anderen Programmen aktuell abgefragt werden. Eine doppelte Pflege.
Der Export von Dokumenten wird durch PDF-Funktionen sinnvoll erweitert. Die Dokumente werden nicht nur am Wunschort gespeichert, sondern zudem in die Zwischenablage abgelegt und in Outlook in der Vorschlagliste von Anhängen direkt angezeigt.
Productivity at its best.
StaXX bildet die Arbeit mit der herkömmlichen Papierakte vollumfänglich ab. Gleichzeitig verbindet StaXX die Vorteile von digitaler Verarbeitung, von nahtloser Einbindung in bestehende Systeme bis hin zu globaler Anwendung im Homeoffice. Für die wichtigsten Funktionen sind schnell erreichbare Buttons vorgesehen. Eine umfangreiche Tastaturbedienung rundet die Eingabemöglichkeiten ab.
Überzeugen Sie sich selbst!
Schauen Sie für Einzelheiten in unser ausführliches und übersichtliches Hilfe-Wiki oder laden Sie sich direkt unsere Demo-Version herunter. Die Demo-Version beinhaltet alle relevanten Funktionen, die Sie nach Belieben testen können.
Sollten noch Fragen offen sein, treten Sie gerne mit uns in Kontakt – wir freuen uns auf Sie!