Dokumentenliste

Registerkarte Liste

Die Liste zeigt Dokumente an, die der derzeitig angewählten Filterung entsprechen. In den meisten Fällen ist diese aktenbezogen. Für die Filterung stehen Schnellfilterbuttons zur Verfügung:

Die Schnellwahlbuttons weisen standardmäßig die folgenden Funktionen auf, können jedoch in den Filtern individuell angepasst werden.

Button	Anzeige	Beispiel
KOR	Korrespondenzteil	Korrespondenz mit Kunden/Mandantschaft/Auftragnehmern etc.
AMT	Amtsteil	amtliche Schreiben und Eingaben
ANL	Anlagenteil	datumsübergreifende Dokumente, wie Zeichnungen, Beweise und Druckschriften
INT	interner Teil	interne Aktenvermerke sowie alle Dokumente, die noch nicht freigegeben sind
BUC	Buchhaltungsteil	Rechnungen, Belege, Daten zur Zeiterfassung, etc.
Del	gelöschte Dokumente
POST	Posteingänge
!!!	alle relevanten Dokumente	Dokumente, die auf „relevant“ gestellt sind
MAP	Postmappe	Dokumente, die zur Korrektur durch den Sachbearbeiter vorgelegt wurden
Vor	vorgelegte Dokumente	die Dokumente, die auf „vorgelegt“ gestellt sind
Fertig	fertige Dokumente	alle Dokumente, die als „fertig“ markiert sind sowie finalisierte Entwürfe
Dok-Verw	Dokumente zu Dokumentenverweis
ABL	Ablageordner im Explorer

Reiter "Heftstreifen": Über diesen Reiter können alle Dokumente angezeigt werden, die auf einem bestimmten Heftstreifen innerhalb der Akte abgelegt sind. Dies erleichtert die gezielte Navigation durch Aktenstrukturen, die auf Heftstreifen basieren.

Checkboxen Akte und PDF:

Die Checkbox Akte bezeichnet, ob der Filter aktenbezogen, das bedeutet: Bezogen auf die derzeitig in dem zugehörigen Cockpit-Fenster geladene Akte, ist.

Die Checkbox PDF bezeichnet, ob das zugehörige PDF geladen wird. Dieses Laden kann beispielsweise bei langsamen Datenverbindungen deaktiviert werden, wenn eine PDF-Ansicht nicht benötigt wird.

Die jeweiligen Dokumente können verschiedene Metadaten aufweisen (siehe Dokumenteninfo). Diese Metadaten können auch komfortabel in der Liste bearbeitet werden:

Mit einem Rechtsklick auf ein markiertes Dokument öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Optionen:

Abheften: Der rot markierte Posteingang wird abgeheftet. Beim Löschen des letzten Verweises aus der Akte wird geprüft, ob noch Dokumente den Status "POST" haben. Dies ist nicht erlaubt. Wichtig: Es ist möglich, mehrere (vorher markierte) Dokumente gleichzeitig abzuheften. Sind diese Dokumente vorher in einem Zeitfenster importiert worden, das länger als zehn Minuten ist, begreift StaXX diese Dokumente als nicht zusammengehörig. Es erscheint ein Dialogfenster, dass diese Dokumente einzeln abgeheftet werden müssen.

Abheften + relevant: Der Posteingang wird abgeheftet und als relevant markiert.

Korrekturvorlage: Farbliche Markierung zur Unterscheidung zwischen alten und neuen Dokumenten. Dies funktioniert nur bei Dokumenten mit Status "MAP". Dokumente, die nach der Korrektur zurück ins Sekretariat gehen, werden dort zunächst auf "Korrekturvorlage" gestellt. Sie werden dann in flieder hinterlegt. "Neu"-Dokumente werden dagegen in grün dargestellt. Beim Löschen des letzten Verweises wird geprüft, ob noch Dokumente den Status "MAP" haben. Dies ist nicht erlaubt.

Mitschicken: Temporäres Hervorheben von Dokumenten, etwa zum Anzeigen, dass diese in einer Email mitgeschickt werden sollen. Beim Löschen des letzten Verweises wird geprüft, ob noch Dokumente auf "mitschicken" stehen. Dies ist nicht erlaubt.

Vorlegen 1 und 2: Dauerhaftes Hervorheben zur besseren Auffindbarkeit.

Kein Kennzeichen: Entfernt bestehende Kennzeichnungen.

Wichtig/relevant: Kennzeichnet das Dokument als wichtig bzw. relevant.

Buttons unterhalb der Liste:

Drucken: Das ausgewählte Dokument wird gedruckt. Gleichzeitig wird die Checkbox "gedruckt" zu dem jeweiligen Dokument aktiviert. Beim Auswählen von mehreren Dokumenten zum Drucken wird zunächst gefragt, ob diese zunächst zum definitiven Einhalten der Reihenfolge auf dem Drucker zu einem PDF zusammengeführt werden sollen. StaXX druckt im Anschluss automatisch die Dokumente dann auf dem gewählten Drucker.

Exportieren: Exportiert das Dokument als PDF. Beim Export können Dokumente (für den Versand) umbenannt werden. Bei der Auswahl mehrerer Dokumente besteht die Möglichkeit, diese in einem einzigen PDF zusammenzufassen oder en bloc in einem Ordner zu speichern. Für Details siehe Exportfenster.

Dokumentenpfad in die Zwischenablage: Der Pfad zu dem PDF-Dokument wird in die Zwischenablage gelegt. Dies ermöglicht das schnelle Ersetzen eines Dokuments durch ein anderes, das unter dem Pfad gespeichert ist. Hierbei wird automatisch das Dokument aus der Dokumentenansicht entladen, damit man es überschreiben kann.

Dokumente kopieren: Das oder die ausgewählten Dokumente können in andere Akten und/oder einen anderen Teil und/oder einen anderen Heftstreifen kopiert werden. Bei der Kopie in mehrere Akten werden diese durch ein Semikolon (;) getrennt. Durch Klick auf "…" können Aktenlisten importiert werden. Zum Verändern des Heftstreifens muss der Haken ändern gesetzt werden.

Der entsprechende Verweis kann ebenfalls kopiert werden. Hierfür wird für jeden Verweis in der Akte der Verweis-Schieben-Dialog angezeigt. Wird in dem Dialog auf Abbrechen gedrückt, wird der entsprechende Verweis nicht verschoben.

Dokumente verschieben: Das oder die Dokumente können in eine andere Akte und/oder einen anderen Teil und/oder einen anderen Heftstreifen verschoben werden. Zum Verändern des Heftstreifens muss der Haken ändern gesetzt werden.

Entsprechend der Auswahl werden die Verweise in der Akte ebenfalls verschoben und aus der Ursprungsakte gelöscht. Hierfür wird für jeden Verweis in der Akte der Verweis-Schieben-Dialog angezeigt. Wird in dem Dialog auf Abbrechen geklickt, wird der entsprechende Verweis nicht verschoben.

Wichtig: Dokumente, die gerade bei einem anderen Bearbeiter geöffnet sind, lassen sich nicht verschieben; es erscheint eine Fehlermeldung.

Rückgängig-Pfeil: Ermöglicht das Wiederherstellen eines zuvor gelöschten Dokumentes, nachdem man dieses vorher über den Filter "gelöschte Dokumente" gesucht hat.

Papierkorb: Löscht Dokumente. Dokumente, die als "Mappe" gekennzeichnet sind, können immer gelöscht werden. Für alle übrigen Dokumente gilt zur Sicherheit: Die Löschung muss durch die Eingabe von dem Code "löschen" bestätigt werden.

Registerkarte Filter

Die Dokumente können nach beliebigen Kriterien gefiltert werden. Eigene Filter lassen sich über den +-Button definieren oder über den Papierkorb-Button löschen.

Die Filter können außerdem über die im oberen Teil der Maske angegebenen Felder weiter spezifiziert werden. Bei den jeweiligen Suchwerten ist eine Trunkierung erlaubt.

Auf diese Weise können etwa alle Dokumente, die durch eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag (etwa heute) importiert worden sind, gelistet werden, etwa wenn ein Dokument in eine falsche Akte importiert wurde und gesucht werden soll, in welche Akte dies erfolgt ist.

Wichtiger Hinweis: Der angewählte Filter bleibt auch bestehen, wenn die Akte gewechselt wird. Er muss manuell gewechselt werden, falls eine andere Filterung gewünscht ist.

Für die Filterung stehen sämtliche Felder der Datenbanken zur Verfügung. Die Filterung ist eine Ergänzung der WHERE-Klausel in einer SQL-Abfrage. Als Syntax ist auf die mySQL-Syntax zurückzugreifen.

Die jeweiligen Filter können auch einem Schnellfilterbutton zugeordnet werden. Wichtig ist, dass nur ein Filter einem Button zugeordnet wird. Die entsprechenden Filter werden im unteren Teil der Ansicht angezeigt.